Mit dem Jahreswechsel bin ich ja offiziell nach Finnland ausgewandert. Und mit dem offiziellen Umzug habe ich die ersten Tage des Jahres damit verbracht, überall meine neue finnische Adresse und meine neue finnische Umsatzsteuer-ID einzutragen.

Vielleicht fragst du dich ja jetzt, ob du eine Umsatzsteuer-ID hast und wozu du sie brauchst? Bei diesen steuerlichen Angelegenheiten wird es ja schnell kompliziert, deshalb geht es heute genau darum – denn auch das gehört zum Berufsalltag von kreativen Unternehmer*innen.

Disclaimer: Ich bin keine Steuerberater*in. Alle Angaben in diesem Blogartikel wurden mit besten Wissen und Gewissen zusammengetragen, erfolgen allerdings ohne eine Haftung für ihre inhaltliche Richtigkeit. Die Erläuterungen sind nicht abschließend und können eine steuerrechtliche Beratung nicht ersetzen.

Andere Länder, andere Steuernummern?

Eins vorweg: Innerhalb der EU sind viele steuerliche Angelegenheiten recht ähnlich geregelt, unterscheiden sich dann aber eben doch in den Details. Die Umsatzsteuer-ID-Fragen, die ich hier erkläre, gelten für die gesamte EU. Wenn ich mich auf Gesetze beziehe, dann verlinke ich auf das deutsche Steuerrecht. Lebst du in Österreich, der Schweiz oder in Italien, kannst du viele der hier erwähnten Dinge auf das für dich geltende Steuerrecht grob übertragen und somit besser informiert die konkreten Details deines Landes recherchieren.
 

Drei Steuernummern in Deutschland

In Deutschland gibt es drei verschiedene Steuernummern: die Steueridentifikationsnummer, deine Steuernummer von dem für dich zuständigen Finanzamt und die Umsatzsteuer-ID.

Die erste behälst du ein Leben lang. Die Steueridentifikationsnummer, kurz Steuer-IdNr., ist eine elfstellige Zahlenreihe, die eine Person mit der Geburt, dem Umzug nach Deutschland oder (für alle, die vor der Einführung im Jahr 2007 geboren oder nach Deutschland gezogen sind) mit der ersten sozialversicherungstätigen Handlung erhält.

Dagegen wird die Steuernummer vom zuständigen Finanzamt ausgestellt. Sie besteht aus 13 Ziffern und kann sich bei einem Wohnsitzwechsel ändern. In Hamburg gibt es zum Beispiel 10 lokale Finanzämter, so dass hier ein Umzug innerhalb der Stadt schon eine neue Steuernummer nach sich ziehen kann. Eine Steuernummer brauchst du, wenn du dich selbstständig machen willst. Du erhältst sie mit der Anmeldung deiner Freiberuflichkeit oder deines Gewerbes bei dem für dich zuständigen Finanzamt. Wie lange die Steuernummer noch von den Finanzämtern genutzt werden wird, ist offen, denn langfristig soll die Steuernummer durch die Steueridentifikationsnummer ersetzen werden.

Und dann gibt es noch die Umsatzsteuer-ID. Diese ist optional – nicht jede*r Unternehmer*in braucht sie. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (kurz: USt-ID oder auch UID) dient zur eindeutigen Kennzeichnung von europäischen Unternehmen und ermöglicht die Abwicklung von Geschäften zwischen EU-Ländern. Wenn du als umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen innereuropäische Rechnungen stellen oder bezahlen möchtest, dann solltest du beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) eine Umsatzsteuer-ID beantragen.
 

Umsatzsteuer = Mehrwertsteuer

Übrigens: Wenn ich hier von Umsatzsteuer spreche, dann meine ich die sogenannte Mehrwertsteuer, also die Steuer, die du zum Beispiel auf deinen Rechnungen auf dein Honorar addierst und dann an das Finanzamt als Umsatzsteuer abführst ... wenn dein Unternehmen umsatzsteuerberechtigt bist. In Deutschland ist der übliche Mehrwertsteuersatz 19%, in Finnland aber zum Beispiel 24%. Auch gibt es in vielen europäischen Ländern geminderte Mehrwertsteuersätze, zum Beispiel für urheberrechtliche Leistungen (in Dtl. gemäß §12 Nr. 7c UStG).
 

Das Reverse-Charge-Verfahren

Die Steuernummer, die in allen europäischen Ländern verwendet wird, ist also die Umsatzssteuer-ID, denn sie wurde extra geschaffen, um die korrekte Abwicklung der Umsatzbesteuerung zwischen Unternehmen in verschiedenen EU-Ländern zu ermöglichen. Auch einige Nicht-EU-Länder wie die Schweiz nutzen sie.

Wenn du eine Umsatzsteuer-ID hast und eine Rechnung an ausländische Geschäftspartner*innen stellst, kommt das sogenante Reverse-Charge-Verfahren zum Einsatz. In Deutschland ist das im Umsatzsteuergesetz §13 geregelt (UStG §13). Das Reverse-Charge-Verfahren bringt für beide Seiten – für dich und für dein Gegenüber – Vorteile. Sie kehrt die Steuerschuldnerschaft der Umsatzsteuer um. Das bedeutet, dass anstelle von dir deine ausländischen Geschäftspartner*innen die Mehrwertsteuer an ihr Finanzamt abführen.
 

Was genau entscheidet, wo die Umsatzsteuer gezahlt werden muss?

Eine Sache musst du noch wissen, um zu verstehen, warum das alles einfacher macht. Bei grenzübergreifenden Transaktionen, also wenn du etwas im europäischen Ausland einkaufst oder eine Rechnung an Kund*innen im europäischen Ausland stellst, dann gilt es zu überlegen, wo die Dienstleistung stattfindet. Denn das entscheidet darüber, in welchem Land die Mehrwertsteuer bzw. Umsatzsteuer gezahlt werden muss.

Kreativleistungen sind üblicherweise Dienstleistungen. Für diese gibt der Ort der Leistungsempfänger*innen an, wo die MWSt abgeführt werden muss. Kauft ein finnisches Unternehmen bei dir eine Kreativleistung ein, um diese in Finnland zu verwerten (Ort der Leistung = Finnland), dann ist diese Kreativleistung in Finnland umsatzssteuerpflichtig. Mit dem reverse-Charge-Verfahren führt anstelle von dir das finnische Unternehmen die Umsatzsteuer an das finnische Finanzamt ab. Damit das klappt benötigt sie allerdings von dir eine Rechnung, auf der deine und die eigene USt-ID aufgeführt sind – mit dem zusätzlichen Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren.

Mit einer möglichen Ausnahme: Du bist Kleinunternehmer*in und deshalb von der Umsatzssteuer befreit. Doch dazu später noch mehr.
 

Hier zwei Beispiele, wie eine USt-ID zum Einsatz kommt

Die in Berlin ansässige kreative Unternehmerin Lotte schreibt eine Rechnung über die Nutzungsrechte für eine Illustration im Wert von 1.000€ netto an die Grafikagentur Helmikoti in Helsinki für eine in Finnland umgesetzte Kampagne. Lotte hat eine Umsatzsteuer-ID und schreibt deshalb eine Rechnung über den reinen Nettobetrag von 1.000€. Dementsprechend ist auf ihrer Rechnung die Umsatzsteuer nicht aufgeführt. Einzig der Hinweis »Steuerschuldnerschaft beim Leistungsempfänger, Reverse Charge« ist in der Rechnung notiert. Die Grafikagentur Helmikoti führt dementsprechend 240€ (24%) Umsatzsteuer an das finnische Finanzamt ab. Da Helmikoti vorsteuerabzugsberechtigt ist, kann sie die 240€ MWSt mit den eigenen MWSt-Ein- und Ausgaben verrechnen.

Lotte kauft parallel auch eine Schriftlizenz von einer niederländischen Schriftfoundry. Weil Lotte im Bestellvorgang ihre deutsche Umsatzsteuer-ID angibt, wird ihr nur der Nettobetrag in Rechnung gestellt. Auf der Rechnung steht lediglich der Hinweis »No VAT – Supply may be subject to reverse charge in the country of receipt«. Da Lotte vorsteuerabzugsberechtigt ist, führt sie 19% Mehrwertsteuer für den Rechnungsbetrag an das deutsche Finanzamt ab. Allerdings kann sie diese mit ihren Mehrwertsteuer-Ein- und Ausgaben verrechnen, also als Vorsteuer geltend machen. Hätte sie keine weiteren Einnahmen, würde sie die 19% Mehrwertsteuer deshalb vom deutschen Finanzamt zurückbekommen.
 

Und was, wenn du keine ausländischen Kund*innen hast?

Jetzt fragst du dich vielleicht: »Hmm, ja – aber brauche ich das wirklich?« Vielleicht hast du noch keine ausländischen Kund*innen und hast auch nicht vor, mittelfristig im Ausland Akquise zu betreiben.

Auch wenn du als kreative Unternehmer*in nur mit inländischen Kund*innen zusammenarbeitest, ist es sehr wahrscheinlich, dass eine Umsatzsteuer-ID dir steuerliche Vorteile verschafft.

Denn: Hast du ein Adobe Cloud Abo? Wenn ja, dann ist eine Umsatzsteuer-ID nützlich. Warum? Adobes Unternehmssitz in Europa sitzt in Irland. Dementsprechend hat Adobe eine irische Umsatzsteuer-ID. Wenn du jetzt auch eine Umsatzsteuer-ID hast, kannst du diese bei Adobe in deinem Zahlungsdetails angeben und dann bezahlst du für dein Adobe-Abo nur den Nettobetrag.

Denn dann wird dir Adobe die Rechnung als Reverse Charge-Rechnung ausstellen. Das bedeutet, dass anstelle von Adobe du jetzt für die Abführung der Umsatzsteuer in Deutschland zuständig bist. Du führst also zusätzlich zu deinem Adobe-Abo-Netto-Preis weitere 19% MWSt an das deutsche Finanzamt ab (wenn du in Deutschland wohnst, oder in meinem Fall 24% MWSt an das finnische Finanzamt). Hast du selbst weniger Umsatzsteuer eingenommen als du ausgegeben hast, bekommst du die Differenz zurück.

Hier mal ein Rechenbeispiel, damit es greifbarer wird: Nehmen wir mal an, du hast nur diese eine Adobe-Rechnung bezahlt und parallel nichts eingenommen (ich weiß, ein sehr unrealistisches Beispiel. Es soll nur helfen, die Rechnung zu verstehen). Dann führst du 19% Mehrwertsteuer ab und bekommst sie mit deiner Vorsteueranmeldung vom Finanzamt wieder zurück. Am Ende hast du dann wirklich nur den Nettopreis bezahlt.
 

Was bedeutet Kleinunternehmer*in-Regelung (gemäß UStG §19) ?

All das geht allerdings nur, wenn du dich entschieden hast, umsatzsteuerpflichtig zu sein, du also kein*e Kleinunternerhmer*in bist. Als Kleinunternehmer*in bist du von der Umsatzsteuerabführung befreit. Du darfst sie weder einnehmen, noch musst du sie abführen. Sie dient dazu, bei kleineren Unternehmen den bürokratischen Aufwand der Buchhaltung klein zu halten. Allerdings ist diese Befreiung auch mit einer Limitation verbunden. Als Kleinunternehmer*in darfst du nur einen bestimmten Umsatz pro Jahr einnehmen (Umsatz pro Geschäftsjahr 2022: • in Dtl.: max. 22.000 € | • in Österreich: max. 35.000 € | • in Finnland.: max. 21.500 € | • Nicht-EU: in der Schweiz.: max. 100.000 Franken). Umsatz ist die Gesamtsumme aller deiner Einnahmen ohne Abzug der Kosten.

Was ist, wenn du keine USt-ID hast?

Als umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen ohne Umsatzsteuer-ID bezahlst du bei ausländischen Anbieter*innen den Bruttopreis. Du kannst dann die Mehrwertssteuer nicht gegenrechnen, denn es ist eine ausländische Umsatzsteuer. Die Leistung kostet dich dann zwar den Prozentsatz der ausländsichen Mehrwertsteuer mehr, aber zumindest kannst du den gesamten Bruttopreis als Kosten in deiner Einkommenssteuererklärung geltend machen. Wenigstens was.

Wie ist das bei dir?

Deshalb heute die Frage an dich: Hast du schon eine Umsatzsteuer-ID? Und wenn nein, wäre das für dich sinnvoll? Und wenn ja, nutzt du sie überall, wo du sie nutzen könntest? Nächste Woche kommt wieder ein weniger trockenes Thema, versprochen! Damit wünsche ich dir einen schönen Tag und freue mich schon auf die nächste Woche. Liebe Grüße, Franziska
 

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