10. November 2022

Weniger Prokrastination! Mehr Gelassenheit! *Teil 2 von Episode #29*


 
Diese Podcast-Folge ist Teil 2 der Folge #29 | Wie viele Stunden arbeitest du wirklich?, die am 25. August 2022 hier im Portfolio-Podcast erschienen ist.

Im August war ich neugierig und wollte mal einen ganz genauen Blick darauf werfen, wie ich mit der mir zur Verfügung stehenden Zeit umgehe. Dabei wollte ich wissen, wie viele Stunden ich durchschnittlich überhaupt arbeite, was ich in dieser Zeit eigentlich alles so mache und für welche Aufgaben, Verantwortlichkeiten oder Angewohnheiten die meiste Zeit draufgeht.

Denn eins war klar: Meine gefühlte Zeit stimmte mit meiner »faktischen« Zeit nicht überein. Das wusste ich, weil ich kurz vorher begonnen hatte, mit meiner Projektmanagement-Software meine Arbeitszeiten zu dokumentieren. Dabei stellte sich schnell heraus, dass die real dokumentierten Zahlen nicht mit meinem Zeit-Gefühl übereinstimmen. Heute berichte ich dir, was ich beim Zeitdokumentieren für mich herausgefunden habe und Oh Boy!! – ich kann dir jetzt schon verraten, dass es einige krasse Aha-Momente gab.

Außerdem teile ich auch mit dir, was deine Kolleg*innen in der Gute-Mappe-Community in ihrer Zeitdokumentation gelernt haben. Denn vor zwei Wochen habe ich bei euch nachgefragt.
 

Nutze das Freebie!

Wenn du jetzt denkst: Mist! Das Zeit-Thema interessiert mich, aber ich hab’s verpasst … keine Sorge. Auch du kannst jetzt noch starten, deine Zeit bewusst zu gestalten. Nutze dazu gern mein PDF-Worksbook »Dein Weg zur bewussten Zeitgestaltung«, das du dir für 0,00 Euro über den Link www.diegutemappe.de/zeit herunterladen kannst.

 
Und jetzt geht’s los: Bühne frei für das wichtige Thema Zeit und wie du sie selbstbestimmt und bewusst gestaltest, so dass du deine Ziele auch erreichst.
 

Hast du ein gutes Zeitgefühl?

Kannst du so aus dem Bauch heraus sagen, wie lange du durchschnittlich arbeitest? Vor dem Experiment hätte ich ganz klar behauptet, ja. Denn in meinem Kopf bin ich eine Zeitplan-Königin. Doch durch das Experiment musste ich feststellen, dass mein Selbstbild mit der Realität nicht unbedingt übereinstimmt.
 

Vertraust du deinem Zeit-Bauchgefühl?

Nach vier Wochen akribisch genauer Dokumentation in 15-Minuten-Einheiten weiß ich jetzt, dass mein Zeitgefühl nicht sonderlich präzise ist und oftmals von emotionalen Faktoren bestimmt wird.

Einige Dinge fühlen sich ganz fürchterlich lang an – so als ob sie sich wie Kaugummis ziehen – sind dann aber auf dem Papier erstaunlich schnell erledigt. Andere Aufgaben fühlen sich an wie ganz schnell erledigt … die Dokumentation belegt aber, dass sie deutlich mehr Zeit in Anspruch genommen haben als mein Zeit-Bauchgefühl meint.

Vor dem Experiment war ich sicher, dass ich weniger arbeite als gedacht. Jetzt, nach dem Experiment, weiß ich, ich arbeite deutlich mehr Stunden. Mit diesem fröhlichen Hin- und Her-Oszillieren zwischen Bauchgefühl und Realität ging es mir wie 80 Prozent von euch: 80 Prozent gaben an, dass durch die Dokumentation herauskam, dass ihre eigene Arbeitszeit-Einschätzung nicht stimmte. Die Hälfte der Kreativen gab an, dass sie mehr Stunden arbeiten als vermutet. 30 Prozent fanden heraus, dass es weniger Stunden waren. Und nur bei 20 Prozent stimmten zeitliches Bauchgefühl und die Zeit-Fakten überein.
 

Aha #1: Dokumentations-Routinen sind essenziell!

Daraus ergibt sich mein erster Aha-Moment. Nach vier Wochen Dokumentation ist mir jetzt klar, dass ich mit dem Dokumentieren nicht aufhören werde. Denn ich persönlich kann meinem Zeit-Bauchgefühl nicht trauen. Viel zu oft grätschen emotionale Sachen rein, die das Zeitgefühl verzerren und dafür sorgen, dass ich nicht mehr am Steuer sitze, sondern hinten im Bus. Die kontinuierliche Dokumentation meiner Zeiten und Aufgaben ist eine wirklich sinnvolle Sache und hilft mir, selbstbestimmter mit meiner Zeit umzugehen.
 

Aha #2: Dokumentieren verringert Prokrastination.

Und es gibt noch einen weiteren guten Grund, weiterzumachen, denn mein akribisches Dokumentieren kam mit einer Kirsche auf dem Eisbecher, die ich so nicht erwartet hatte: Das Dokumentieren sorgte bei mir für weniger Prokrastination.

Denn alle 15 Minuten wurde ich ja daran erinnert, aufzuschreiben, was ich gerade mache. Und spätestens nach der zweiten Erinnerung habe ich aufgehört, meine Zeit auf Instagram und Co zu vertrödeln.

Ich wollte schlicht und ergreifend nicht Schwarz auf Weiß aufschreiben, dass ich zwei Stunden meiner wertvollen Lebenszeit in den sozialen Netzwerken vertrödelt habe. Und dann hab ich es einfach nicht gemacht.

Dem Dopamin-Kick von Instagram zu entkommen, war auf diese Weise deutlich leichter als ich dachte. Zumindest tagsüber.
 

Aha #3: Ich arbeite doch mehr als zu Beginn gedacht, nur mache ich viele Dinge, die ich nicht bewusst zur Arbeitszeit dazu gezählt hatte.

Aha-Moment #3 kam nach einigen Tagen des Experiments. Denn da zeigte sich auf einmal, dass ich doch mehr als ich dachte, arbeite. Nur habe ich in meiner Aufgabendokumentation bis dahin nur die waschechten Auftragsaufgaben dokumentiert – und die vielen kleinen Dinge, die eben auch zum Berufsalltag gehören, vergessen. Zum Beispiel das Telefonieren und Termine-Organisieren. Oder die Pausen zwischendurch. Die 15 Minuten zum kurz mal was trinken, die Beine strecken und mal auf die Toilette gehen. Oder die Wege von A nach B. Die Wegzeit zum Meeting, zum Briefkasten und zur Post. Auch das gehört ja zum Arbeiten dazu. Und diese Aufgaben hatte ich vorher einfach nicht auf dem Schirm.

Und dann gab es noch diese Zeiten, die wirklich keine Arbeit sind, die aber für die Gesundheit wichtig sind und für die ich gerne Zeit aufwende, um in meiner Arbeitszeit fit und präsent zu sein. Für Essen geht bei mir zum Beispiel viel Zeit drauf. Jeden Tag zwei bis vier Stunden, inklusive Kochen und dem ganzen Pipapo, was dazu gehört. Aber das ist es mir auch wert. Es ist mir wichtig, selbst zu kochen und Ruhe und Zeit dafür zu haben.

Auch nutze ich viel mehr Zeit als gedacht für meine mentale Gesundheit … mit täglichem Yoga, Journaling und Meditation … hier bin ich sehr wohl bereit, diese Zeit zu investieren. Aber vor dem Experiment wurden diese Aufgaben als reine Freizeit abgespeichert – was sie nicht sind. Denn sie machen meine Arbeit besser und halten mich gesund.
 

Unsichtbare Aufgabe: Weiterbildung

Zusätzlich wurde meine Zeitdokumentation etwas verzerrt, weil ich seit diesem Sommer mehrmals die Woche Finnisch lerne. Auch wenn Finnisch rein praktisch nichts mit meinem Beruf zu tun hat, zähle ich meinen Finnischkurs zur beruflichen Weiterbildung, denn Finnland ist ja jetzt mein Zuhause. Und wenn ich die Landessprache fließend spreche, steigen meine Chancen, mich auch hier auf dem finnischen Designmarkt besser zu positionieren.

Gleichzeitig bilde ich mich gerade auch mit einem Online-Kurs weiter und hatte einen Computer-Notfall, für den ich viel im Internet recherchieren musste, um ihn zu fixen. Auch das ist ja irgendwie Bildung – und somit Arbeit.

Gelernt habe ich hier, dass ich Tools brauche, die mir helfen, diese für mich oft »unsichtbaren« Arbeitsaufgaben sichtbar zu machen, so dass ich sie auch als Arbeit anerkenne. Wie ich das für mich gelöst habe, erzähl ich dir gleich.
 

Aha #4: Zeitfresser kommen am Abend!

Doch vorher noch schnell zum Aha-Moment #4: meine Zeitfresser. Meine waschechten Zeitfresser, also die, die am meisten Energie saugen, passieren spät am Tag. Das liegt mit Sicherheit daran, dass ich gern zwischen neun Uhr abends und Mitternacht arbeite. Denn da habe ich meine Ruhe und kann mich noch einmal sehr gut konzentrieren. Dafür mache ich oft am Nachmittag ein paar Stunden frei, gehe spazieren, sammle Blaubeeren oder Pilze oder gehe mit meinem Lieblingsmenschen in die Sauna.

Das Arbeiten am Abend führt allerdings dazu, dass ich vor dem Einschlafen wenig Zeit zum Abschalten habe. Meistens bin ich noch total wach … und hier bin ich gefährdet, in die typischen Social Media Rabbit Holes zu fallen … und mich viel zu lange durch Instagram durchzuscrollen anstatt etwas zu tun, bei dem ich wirklich Ruhe finde.

Interessant war, dass in der Umfrage nur 20 Prozent der Kreativen angaben, dass Social Media für sie ein Zeitfresser ist. In der Portfolio-Podcast-Community gibt es zwei andere Zeitfresser*innen. 60 Prozent von uns gaben an, dass die allgemeine Orga, wie Emails schreiben, Telefonate führen, … mehr Zeit als gewollt verbraucht.

Hier mal ein paar Zitate aus der Umfrage:
 

»Über 30 % meiner Arbeitszeit gehen für Orga, Angebote, Akquise, ... drauf. Noch ohne Fortbildungszeiten.«

»Die Verwaltungsarbeit nimmt mehr Zeit in Anspruch als mir lieb ist. Das Gefühlte wurde übertroffen. Die Kreativität kippt manchmal hinten rüber. Kreative Pausen sind zu wenig.«

»[...] Ich verbringe den Großteil meiner Zeit mit Orga und eben nicht mit dem Malen und Zeichnen. [...]«

 
Aber – und das hat mich überrascht – auch 60% von uns gaben an, dass emotionale Blockaden, wie zum Beispiel das Gefühl von Überforderung, zu viel Zeit fressen.

Beide – Orga und emotionale Blockaden – belegen somit zusammen den ersten Platz der Zeitfresser.

Auf Platz Zwei mit jeweils 40% wurde die »Ablenkung durch fehlende Struktur und/oder Multitasking« und die »Langsamkeit und geringe Effizienz durch Übermüdung (Schlafmangel)« genannt. Auch das fand ich spannend und ich persönlich finde mich da auch selbst gut drin wieder. Denn mein abendliches Instagram-Rabbit Hole trägt ja dazu bei, dass ich zu wenig Schlaf bekomme.

Auch hier ein Original-Zitat:
 

»Ich bin oft übermüdet, weil ich vor dem Einschlafen durch Instagram scrolle, dort keine Ruhe finde und damit Zeit verbringe, ohne mich zu erholen und zu regenerieren.«

 

Aha-Moment #5: Mischzeiten

Und dann gab es diese seltsamen Mischzeiten, die nichts halbes und nichts ganzes sind – weder Arbeit noch Freizeit. Bei der Benutzung von Instagram tagsüber fiel mir auf, wie schwer es manchmal war, zu entscheiden, ob das jetzt private Zeit auf Instagram war oder echte Arbeitszeit. Eigentlich wollte ich etwas für meine Akquise tun, aber am Ende habe ich hauptsächlich private Nachrichten beantwortet, bin von einem Reel zum nächsten gehüpft oder habe mich auf irgendwelchen Profilen verloren.

Aber auch an anderen Stellen am Tag konnte ich Mischzeiten beobachten. Morgens zum Beispiel: Da mein Studio ein separater Raum in meiner Wohnung ist, habe ich manchmal schon einmal Emails gecheckt, während ich eigentlich gerade noch gefrühstückt habe. Weil nur eine Tür zwischen meinem Frühstück und meiner Arbeit liegt, war es leicht, einfach mal schnell rüber zu hüpfen und schon einmal zu schauen, was ist.

Und ich vermute, dass diese Mischzeiten sehr viel damit zu tun haben, dass sich Freizeit nicht wie Freizeit anfühlt.

Das Mobiltelefon ist das Paradebeispiel für vermischte Räume. Denn hier vermischen sich viele private und berufliche Tätigkeiten: wir managen unsere Termine, bezahlen Rechnungen, buchen unsere beruflichen Tickets, telefonieren mit Kund*innen und lesen berufliche Emails. Und gleichzeitig machen wir auch ganz viel Privates hier. Wie geht man damit am besten um, um diese Mischzeiten zu reduzieren?

Das ist eine gute Überleitung zu den konkreten Änderungen, die ich durch meine Zeit-Dokumentation eingeführt habe.
 

Konkrete Änderung #1: Klare Grenzen zwischen Arbeit und Privat!

Als Erstes habe ich überlegt, wie ich klarere Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit erzeugen kann. Indem ich zum Beispiel Mischzeiten reduziere. Dazu habe ich einige Regeln aufgestellt. Zum Beispiel gibt es jetzt die Regel, dass ich berufliche Dinge in Instagram soweit möglich über den Browser und nur an meinem Schreibtisch im Studio mache. Nicht auf dem Sofa. Nicht in der Küche. Sondern nur im Studio.

Gleichzeitig achte ich auch darauf, meine Emails nur noch an meinem iMac zu checken, anstatt auf dem Laptop oder auf meinem Smartphone. Dafür ist mein Küchentisch jetzt neben den üblichen Küchenaktivitäten für’s Finnischlernen, Skizzieren und für meine Herzensprojekte reserviert … und damit das schön leicht fällt, liegen dort auch schon Stifte und die passenden Skizzenbücher bereit. Klare Grenzen und in ihrer Funktion definierte Räume helfen, Mischzeiten zu reduzieren.
 

Konkrete Änderung #2: Ich dokumentiere weiter!

Vorhin hab ich es ja schon gesagt: Die wahrscheinlich größte Änderung, die sich für mich durch das Experiment ergeben hat, ist, dass ich meine Zeit auch in Zukunft in 15 Minuten-Einheiten dokumentieren werde. Denn die Vorteile, die das Dokumentieren mit sich bringt, sind einfach zu überzeugend. Schon allein, dass es mir leichter fällt, Prokrastination zu reduzieren, ist für mich ein triftiges Argument. Aber auch die Tatsache, dass ich jetzt eine ganz präzise Idee habe, wie viel Zeit in Aufträge, wie viel in Akquise und wie viel in den Podcast fließt, fühlt sich gut an und sorgt dafür, dass ich mich selbstbestimmter fühle.
 

Konkrete Änderung #3: Psychische Gesundheit ist jetzt Arbeit!

Änderung #3 dreht sich um die Dinge, die meiner mentalen Gesundheit gut tun. Diese Dinge sind jetzt Teil meiner Arbeitszeit. Vorher hatte ich immer das Gefühl, dass ich jetzt schon wieder eine Pause mache, wenn ich nachmittags eine halbe Stunde meditiert habe. Dabei ist diese Pause so wichtig, um danach wieder konzentriert weiterzumachen.

Deshalb ist Meditieren jetzt Teil meiner Arbeitszeit, weil ich weiß, wie wichtig es für mich ist, mich um meine psychische Gesundheit zu kümmern. Und weil ich es in meinen Kalender als Arbeitszeit eintragen darf, fühlt es sich besser an. Die Meditations-Routine wird so leichter, weil sie sichtbar in meinem täglichen Zeitplan wird und weil ich eine Belohnung bekomme. Denn ich gehöre zu den Menschen, die ein großes Vergnügen dabei empfinden, wenn sie Dinge auf To-Do-Listen durchstreichen dürfen.

Weitere Aufgaben, die jetzt Arbeit sind, sind mein tägliches Journaling, meine morgendliche Ballett- und Yoga-Routine und meinen täglichen Spaziergang in den Wald. Wenn das jetzt in deinen Ohren nach einem total vollen Tag klingt, dann möchte ich hier ergänzen, dass bei mir auch drei Sonnengrüße am Morgen schon als Sport durchgehen – auch wenn sie nur 5 Minuten dauern. Meine Routinen sind oft ganz, ganz niedrigschwellig. 3 Minuten morgendliches Schreiben – reicht. Eine kurze Runde durch den Wald – besser als nichts. Lieber weniger, aber dafür täglich.
 

Weitere Änderungen

Neben diesen großen drei Dingen habe ich auch viele kleinere Sachen ausprobiert, um zum Beispiel meine Zeit im Internet zu verringern. Zum Beispiel habe ich mir eine App installiert, die mich jedes Mal, wenn ich Instagram öffne, fragt, ob ich das jetzt wirklich – also so wirklich, wirklich – machen will. Das ist erstaunlich hilfreich und sorgt dafür, dass ich öfters mal sage, nein. Auch habe ich wirklich alle meine Notifications auf meinem Telefon ausgemacht und habe Zeiten eingeführt, in denen mein Emailprogramm grundsätzlich geschlossen ist.

Denn eine Sache war ganz klar im Zeit-Experiment: Ohne Ablenkung und Reizüberflutung kann ich in kurzer Zeit erstaunlich viel erreichen. Ich brauche nur genügend Schlaf und eine Umgebung, die Gelassenheit und Fokus fördert.

Und deshalb jetzt schon einmal die Frage an dich: Was hast du in deiner Zeit-Dokumentation herausgefunden? Welche Tools und Regeln benutzt du, um fokussierter und gelassener zu sein? Und wo hast du noch Probleme und suchst Lösungen? Teile deine Erfahrungen gern unter dem Podcast, hier direkt unter dem Blogartikel oder auf Instagram.

Und damit wünsche ich dir alles Liebe.
Wir hören uns wieder nächste Woche, bis dahin, Franziska
 

Verlosung – Verlosung – Verlosung
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  2. Schick mir einen Screenshot deiner Empfehlung per Email an lostopf@diegutemappe.de.
  3. Alle Emails, die bis zum 17. November 2022 um 23:59 Uhr angekommen sind, hüpfen in den Lostopf.
  4. Wer gewonnen hat, verkünde ich am 24. November 2022 in meinem Newsletter. Wenn du gewonnen hast, schicke ich dir auch eine Email dazu.

Der Rechtsweg ist ausgeschlossen. Mit der Zusendung des Screenshots stimmst du den Teilnahmebedingungen der Verlosung zu und erlaubst mir auch, deine Daten im Rahmen der Verlosung zu speichern. Deine Daten werden für nichts anderes als die Verlosung verwendet und nach der Verlosung gelöscht.

 
Hast du noch mehr Portfolio-Fragen? Schreib mir gern, dann nehme ich diese gern in den kommenden Blogposts auf. Liebe Grüße, Franziska

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Franziska Walther, Sehenistgold®
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