26. Mai 2022

5 einfache aber wirksame Strategien für effektives Zeitmanagement


 

Auch heute möchte ich wieder eine Frage teilen, die mich vor ein paar Wochen erreicht hat. Von Maren.
 

Liebe Franziska,
ich höre dir seit deinem ersten Podcast zu (immer fünf Sterne!), habe dein wunderbares Buch »Die gute Mappe« gelesen und mich durch all deine wertvollen Impulse unglaublich gut informiert und gestärkt gefühlt. Durch dich bin ich auch endlich in die Illustrator*innen Organisation eingetreten. Nun dieser Podcast mit schon wieder so einem tollen Tipp. Ich bin schon seit so vielen Jahren Illustratorin und ärgere mich natürlich, dass ich durch eine Mitgliedschaft bei der VG Bild-Kunst bereits ein kleines Vermögen hätte anhäufen können. Erst durch deinen Beitrag habe ich das wirklich verstanden. Danke dafür und vielen Dank, dass du so unglaublich viel »Inside-Wissen« teilst.

Meine Frage an dich: Wie nur schaffst du das alles – was ist dein Zeiteinteilungsgeheimnis? Du bist Künstlerin, du bist Coach, du sprichst vermutlich finnisch (was vermutlich ungefähr so schwer ist, wie chinesisch?) und bewegst dich, wie es scheint, leicht und sicher im Gesetze-Dschungel …

Herzliche und bewundernde Grüße von
Maren

 
Über Marens Email habe ich mich sehr gefreut. Und ja, es tut total gut, so etwas zu lesen. Aber ich merke auch, dass ich hier gern teilen möchte, dass natürlich auch ich ringe – definitiv mit Finnisch. Und vor allem aber mit Zeit.

Die Frage nach der Zeit wird mir oft gestellt. Das verstehe ich auch, denn ich tanze auf vielen Bühnen gleichzeitig. Ich schreibe Bücher, arbeite im Bereich Branding und Corporate Design, bin leidenschaftliche Buchgestalterin und Illustratorin und wuppe nebenbei auch noch den Portfolio-Podcast und die Portfolio-Akademie. Das funktioniert mal besser und mal weniger gut. Und ich komme ab und an definitiv auch mal an meine Grenzen.

Allerdings habe ich mir über die letzten 15 Jahre ein paar Werkzeuge erarbeitet, die helfen, meine zahlreichen kreativen Identitäten unter einen Hut zu bekommen. Und die möchte ich heute hier gern mit dir teilen.
 

#1: Akzeptiere, nicht perfekt zu sein. Auch wenn es schwer fällt.

Beginnen wir mal mit einer Seite an mir, die ich lange nicht mochte. Es gibt einen perfektionistischen Anteil in mir. Viele Jahre hat mich meine innere Perfektionistin immer wieder zu Höchstleistungen angetrieben. Allerdings waren die Ergebnisse auch oft starr und unlebendig. Denn perfekt ist nicht unbedingt gut. Und ich selbst war dadurch oftmals komplett erschöpft und bin nach großen Projekten immer wieder in die tiefe, dunkle Löcher gefallen, aus denen es schwer war, wieder herauszuklettern.

Über die Jahre haben meine innere Perfektionistin und ich Freundschaft geschlossen. Sie ist etwas weniger streng mit mir, wenn ich sie akzeptiere und ihr zuhöre. Denn sie will mich nur beschützen. Aber ich weiß auch, dass ich ihr nicht komplett die Zügel in die Hand geben darf. Sie ist meine Beraterin, aber sie sitzt nicht am Steuer.

Gleichzeitig habe ich mir erlaubt, auch mit Dingen sichtbar zu werden, die noch nicht fertig waren, die zum Beispiel nur 80 Prozent oder auch nur 70 Prozent oder gar 50% fertig waren. Für meine innere Perfektionistin ist das immer wieder wirkloch schwer auszuhalten. Aber: Meine Kund*innen sind trotzdem happy – auch mit den 70 Prozent. Und diese Erfahrung hat es Schritt für Schritt leichter gemacht, die »Weniger als 100 Prozent« auch auszuhalten.

Über die Jahre habe ich sogar angefangen, eine gewisse Schrubbeligkeit und Schmutzigkeit in meiner Arbeit gut zu finden und zu kultivieren. Wenn ich illustriere, baue ich bewusst Fehler mit ein und auch wenn Photoshop heute eigentlich erlaubt, tausende von Ebenen anzulegen, reduziere ich manche, um nicht zurück zu können. Alles, was lebendiges ist, macht auch Fehler und hat Makel. Deshalb empfinde ich Fehler und Makel heute nicht nur unvermeidlich, ich finde sie sogar wunderschön.
 

#2: Setze einen Fokus – für drei Monate

Meine Ziele-Liste für das aktuelle Jahr ist immer sehr lang. Denn ich hab viel vor. Doch mit so einer Liste passiert es auch schnell, dass man sich verzettelt.

Deshalb setze ich pro Quartal einen Fokus – auf üblicherweise ein Projekt, das aktuell richtungsführend ist. Die anderen Sachen dürfen bleiben, manchmal arbeite ich auch daran, aber die eine Sache, die gerade im Fokus steht, bekommt gerade meine Hauptaufmerksamkeit.

Manchmal ist es ein Auftrag, manchmal ein Herzensprojekt, manchmal liegt der Fokus auf Strategie-Entwicklung.

Um den Fokus zu setzen, brauche ich eine große Portion Pragmatismus. Und ich stelle mir folgende Fragen: Was ist heute am wichtigsten, damit ich langfristig meinen Zielen näher komme? Und hier kann es sein, dass es gerade am wichtigsten ist, den Jahresumsatz für das aktuelle Jahr auf die Beine zu stellen und Aufträge zu genieren. Oder es kann sein, dass es gerade am wichtigsten ist, das nächste Buchprojekt anzugehen, um das Exposé zur nächsten Buchmesse parat zu haben.

Mit dem Fokus auf eine bis maximal zwei Sachen für die nächsten drei Monate wird es leichter, hier viel zu erreichen – und dennoch die anderen Projekte nicht aus den Augen zu verlieren. Denn drei Monate sind ja bekanntlich schneller um als gedacht. Und danach ist wieder Platz für die anderen Dinge auf der Liste.
 

#3: Dein Herz braucht Platz

Ich für mich habe allerdings festgestellt, dass es für mein Herz wichtig ist, neben diesen pragmatischen Fokus-Entscheidungungen ein bis zwei Dingen trotzdem täglich Raum zu geben, auch wenn diese gerade nicht im Fokus stehen. Das sind üblicherweise Dinge, die mein Herz zum Leuchten bringen und die ich für mich mache.

Vorletzte Woche ist ja die PA 22 losgegangen. An diesem Launch habe ich seit Jahresanfang gearbeitet. Marketing ist ja oftmals unsichtbar und man sieht von außen nur einen Bruchteil von dem, was hintenrum eigentlich alles passiert.

Nachdem der Launch dann erfolgreich zu Ende gegangen ist, habe ich trotz des erfolgreichen Starts der PA22 eine Frustration gespürt. Ich bin dann erst einmal in den Wald gegangen, habe mich auf einen Stein gesetzt und mir erlaubt, die Frustration zu spüren und sie sein zu lassen.

Und als ich dann ehrlich in mich hineingehört habe, trat da auf einmal diese Stimme ins Licht, die sagte: »Hej, du hast mir versprochen, dass wir sechs Monate richtig viel arbeiten müssen und dass während dieser sechs Monate für viele andere Dinge keine Zeit sein wird. Jetzt ist der Launch um und jetzt sieht es so aus, als ob immer noch keine Zeit für mich ist.«

Das, was sich da meldete, war mein Herz. Und das worüber es sprach, war die Graphic Novel, an der ich schon seit vielen Jahren immer wieder parallel als Herzensprojekt arbeite.

Mir ist auf einmal klar geworden, wie wichtig es für mich und mein Herz ist, diesem Projekt ab jetzt wieder mehr Fokus einzuräumen.

Mit meinen früheren Buchprojekten habe ich gute Erfahrungen gemacht mit Routinen. Jeden Tag 5 Minuten. Meistens arbeite ich dann trotzdem länger als fünf Minuten an dem Herzensprojekt. Aber fünf Minuten sind niedrigschwellig genug, um es auch im größten Arbeitsstress einbauen zu können.

Fünf Minuten klingt im ersten Moment fürchterlich ineffektiv, aber meistens wird es dann doch mehr als fünf Minuten und über die Konsistenz entsteht dann über die Zeit eben doch etwas.
 

#4: Finde heraus, was du brauchst

Ein für dich gutes Zeitmanagement kann erst entstehen, wenn du weißt, was du brauchst. Erst so kannst du dir eine Umgebung schaffen, die dich unterstützt, effektiv zu arbeiten.

Ich zum Beispiel brauche absolute Ruhe. Und ich muss zum Arbeiten alleine sein. Ein Büro mit mehreren anderen Personen funktioniert für mich nicht. Es kostet mich zu viel Energie. Bei anderen Menschen ist das anders. Ich kann nur akzeptieren, wie ich bin und gut für mich und meine Bedürfnisse sorgen. Und ich brauche Ruhe und ein Büro für mich ganz allein.

Über die Jahre habe ich auch herausgefunden, dass es für mein Wohlbefinden wichtig ist, täglich spazieren zu gehen, Sport zu machen und zu meditieren. Auch hier nutze ich meine 5-Minuten-Routinen. Ich beginne den Tag mit 5 Minuten Pilates und ende mit 5 Minuten Yoga bzw. drei Sonnengrüßen. Wann immer möglich, gehe ich in den Wald und lass mir vom Wind den Alltagstress aus den Kopf pusten. Und gerade wenn ich Stress habe, helfen 10 Minuten Meditation täglich, um nicht die Balance zu verlieren.
 

#5: Investiere in deine Zeit und in dein Business

Zeit ist wertvoll. Meine Zeit kostet meine Kund*innen 100 Euro die Stunde. Und das kostet sie auch mich – wenn ich meine Zeit mit Dingen verbrate, die meinem Unternehmen und mir nicht dienen.

Deshalb zahle ich gern für Services und Dienstleistungen, die mir dienen, indem sie zum Beispiel Zeit einsparen.

Meine Steuerberaterin ist jeden Euro wert, den sie mir in Rechnung stellt. Mit meinem Umzug nach Finnland habe ich jetzt eine neue, logischerweise finnische Steuerberaterin namens Laura und im Vergleich zu meinen vorherigen Partner*innen merke ich noch einmal mehr, wie viel Zeit und Energie auf einmal frei wird, wenn ich mich auf meine Steuerberater*in 100-prozentig verlassen kann.

Auch nutze ich ein kostenpflichtiges Projektmanagement-Tool namens awork, das mir hilft, meine Zeit zu organisieren, zu dokumentieren und zu managen.

Wenn ich mich für ein Tool entscheiden muss, plane ich mein eigenes Wachstum mit ein. Erlaubt mir die Plattform oder das Tool, meine Pläne und Ziele umzusetzen? Hier gebe ich lieber heute etwas mehr aus als in einem Jahr vom kostenlosen Anbieter zur besseren kostenpflichtigen Version umziehen zu müssen.

Und auch Wissen kaufe ich ein. Heutzutage findet man alles kostenlos im Internet. Die Frage ist nur, wie lange es dauert. Wenn es schnell und effizient gehen soll, ist es sinnvoll, in das Wissen zu investieren. Durch Onlinekurse und -Programme ist es heute so einfach geworden wie noch nie, unabhängig vom Ort Zugang zu Wissen zu erhalten und dich fortzubilden.

Klar muss man sich das erst einmal leisten können. Trotzdem glaube ich, dass das auch keine Einbahnstraße ist. Ich selbst möchte gut bezahlt werden. Deshalb bezahle ich meine Geschäftspartner*innen auch gut und ich gebe gern Geld für Dienstleistungen und Tools aus, die mein Business effektiver und besser machen. Und das spart Zeit, die ich für mich und mein eigenes Wachstum zur Verfügung habe. Und ich schicke die Botschaft in die Welt, dass ich eine gute und angemessene Bezahlung für das Normalste der Welt halte. Sowohl für meine Partner*innen als auch für mich.

Und apropos Zeitsparen: Wenn du gerade dabei bist, dein Portfolio zu überarbeiten, dann hab ich eine freie Ressource für dich, die dir helfen wird, genau das zu tun: Die Portfolio-Checkliste. Hier lernst du die sechs typischsten Fehler in Portfolios kennen und bekommst Strategien an die Hand, wie du sie vermeidest. Die PDF-Checkliste kannst du dir über den ink www.diegutemappe.de/portfolio-checkliste zuschicken lassen.

Den Link dazu packe ich dir auch noch einmal in die Shownotes.
 

Die 5 Zeitmanagement-Strategien

Hier noch einmal alle Strategien zusammengefasst:

  • #1: Akzeptiere, nicht perfekt zu sein. Auch wenn es schwer fällt.
  • #2: Setze einen Fokus – für drei Monate
  • #3: Dein Herz braucht Platz
  • #4: Finde heraus, was du brauchst
  • #5: Investiere in deine Zeit und in dein Business

 
Und damit wünsche ich dir alles Liebe.
Wir hören uns nächste Woche, bis dahin, Franziska
 

Darf ich dich heute um einen Gefallen bitten?

Für den Verkauf von Büchern sind gute Bewertungen enorm wichtig. Wenn du mein Buch »Die gute Mappe« schon gelesen hast und es dir gefällt, hilfst du mir sehr mit einer Rezension auf Amazon und Co. Du kannst sogar eine Bewertung hinterlassen, wenn du das Buch in einem anderen Buchladen gekauft hast (was ich begrüße). Sharing is caring! Danke dafür! Und auch ein ❤️ und ein Danke an die, die schon eine Rezension geschrieben haben.

 
Hast du noch mehr Portfolio-Fragen? Schreib mir gern, dann nehme ich diese gern in den kommenden Blogposts auf. Liebe Grüße, Franziska

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Franziska Walther, Sehenistgold®
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