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Worum geht’s heute? Um deine Zeit! Vor allem um diese Situationen in Aufträgen, in denen du vielleicht sauer wirst – weil die Zeit nicht reicht, das Honorar zu niedrig ist oder die Kund*innen zu viel von dir wollen.
Du erfährst heute, wie du all diese Probleme mit einem Ding löst: drei Fliegen mit einer Klappe bzw. drei Haferkekse mit einem großen Happs – um eine vegane Metapher zu nutzen.
Gleichzeitig spreche ich heute auch drei unbequeme Zeit-Wahrheiten aus, die allerdings, wenn du sie annimmst und respektierst, deine Arbeit automatisch wirtschaftlicher machen und dir ganz viel Selbstbestimmung schaffen bzw. zurückgeben.
Und vielleicht denkst du ja jetzt: Was? All das in einer Episode zum Thema Zeit? Ja, genau!
Denn: Wenn du mich fragst, was du tun kannst, um deine Wirtschaftlichkeit am effektivsten positiv zu beeinflussen, dann sage ich: indem du deine Zeit bewusst gestaltest. Zeit und Wirtschaftlichkeit sind untrennbar miteinander verbunden: insbesondere in Auftragssituationen. Und ein bewusstes Zeitmanagement macht dein Unternehmen automatisch wirtschaftlicher – egal, was für Aufträge du gerade hast.
Verlierst du in Aufträgen aber die Kontrolle über die Zeit, die du in die zu erledigende Aufgabe investierst, dann ist es so gut wie unmöglich, dein Unternehmen langfristig nachhaltig wirtschaftlich und rentabel zu führen.
Wenn du allerdings deine Zeit in Aufträgen bewusst kontrollierst und gestaltest, dann entsteht dadurch auch ein Freiraum außerhalb des Auftrages, in dem du deinen wirtschaftlichen und künstlerischen Erfolg wachsen lassen kannst. Weil du auf einmal Zeit dafür hast.
Warum das so ist und wie du die Kontrolle über deine Auftragszeit behältst, erfährst du in dieser Podcast-Folge.
Apropos: Passend zum Thema habe ich dir heute auch eine 0€-Ressource mitgebracht, mit der du in drei einfachen, aber wirksamen Schritten zur bewussten Zeitgestaltung kommst. Den Link dazu findest du in den Shownotes. Oder klicke hier.
Hier erfährst du, wie du mit deiner kreativen Arbeit mehr Aufträge akquirierst – aber eben auch wie du dafür sorgst, dass dein Herz weiterhin für deine kreative Arbeit brennt – auch mit dem ganzen Brimbamborium, den der Berufsalltag einer kreativen Selbstständigkeit so mit sich bringt.
Ich bin Franziska Walther und jetzt geht’s los.
Zeit ist ein wichtiges Thema für jedes Unternehmen, das Dienstleistungen anbietet. Denn wenn dein Angebot eine Serviceleistung ist, die du für deine Kund*innen erledigst, dann ist diese an die Zeit gebunden, die du dafür aufwendest. Deshalb ist Zeit auch für Illustrator*innen und Designer*innen relevant – und das ist den meisten von uns sicherlich auch bewusst.
Viele Kreative fragen sich deshalb zum Beispiel, wie sie die eigenen Preise richtig ansetzen, ohne zu wenig für die eigene Arbeit bzw. die eigene Zeit zu verlangen? Denn wenn du deine Honorare kalkulierst, entscheidest du ja, wie viele Stunden bzw. wie viel Zeit du für diese Aufgabe brauchen wirst.
Kalkulationen sind ja immer ein Blick in die Zukunft, weshalb wir alle hier nur nach besten Wissen und Gewissen entscheiden können – und allesamt das Gefühl aushalten müssen, dass wir erst beim Machen sehen werden, ob wir mit der Einschätzung richtig lagen. Eine Sache hilft hier allerdings: Zeit-Erfahrung. Wenn du auf gemachte Erfahrung bauen kannst, wie lange du für bestimmte Aufgaben üblicherweise brauchst, wird dir dieser Blick in die Auftrags-Glaskugel deutlich leichter fallen.
Aber selbst mit dem größten Erfahrungsschatz ist eine Auftragskalkulation immer auch ein Sprung ins kalte Wasser – und eine Schätzung, wie viele Stunden du hier aufwenden wirst.
Vielleicht denkst du ja jetzt: »Hey, Franziska. Manchmal dreht sich der Spieß ja auch um. Manchmal bekomme ich ja auch ein Pauschal-Angebot, zu dem ich ja oder nein sage.« Stimmt. Das passiert ja gar nicht mal so selten. Hier bist du dann auf einmal die Person, die auf eine gewisse Art und Weise rückwärts rechnen muss, um zu entscheiden, ob dieses Honorar für deine Arbeit angemessen ist oder nicht.
Egal welchen der beiden Wege du in deinem Auftragsprozess gegangen bist – Kostenvoranschlag mit deinem von dir geschätzten Zeit-Kontingent oder Pauschal-Angebot von deinem Gegenüber – in beiden Fällen greifen die drei unbequemen Wahrheiten zum Thema Zeit, die ich heute mit dir teilen möchte.
Und wir beginnen gleich mal – mit dem eben erwähnten Sprung ins kalte Wasser – und der unbequemen Wahrheit #1.
Das klingt erst einmal ziemlich logisch, ist aber im Berufsalltag für viele Kreative eine Herausforderung.
Nehmen wir mal ein Beispiel: Wenn du Summe X für den Auftrag bekommst, kannst du dir leicht ausrechnen, wie viele Stunden du für diesen Auftrag zur Verfügung hast. Die Basis dafür ist dein Stundensatz. Summe X dividiert durch deinen Stundensatz ergibt eine Anzahl an Stunden.
Der Stundensatz ist individuell verschieden und hängt auch von deinen Zielen und Lebensumständen ab. Aber es gibt eine magische Grenze nach unten, die du nicht unterschreiten solltest. Und diese Grenze liegt aktuell bei circa 60 bis 70€/h. Mit einem durchschnittlichen Stundensatz darunter ist es nicht möglich, ein Unternehmen nachhaltig zu führen.
Wenn du dir also unsicher bist, was dein durchschnittlicher Stundensatz gerade ist, dann bist du auf der sicheren Seite, wenn du mit einem Wert über 60 bis 70€/h rechnest.
Hast du dich also zum Beispiel mit deinem Gegenüber auf ein Honorar von 2.500€ geeinigt und dein Stundensatz sind 100€, dann hast du maximal 25 Stunden Zeit, diese Aufgabe zu erledigen.
Und – das hier ist die unbequeme Wahrheit – es ist deine Verantwortung, deinen Arbeitsprozess so zu gestalten, dass du das in 25 Stunden schaffst.
Die Verantwortlichkeit für die verwendete Zeit liegt bei dir – nicht bei deinen Kund*innen.
Denn du bist die Person, die entscheidet, wie simple bis aufwendig du diese Aufgabe löst. Hast du weniger Zeit, braucht es eine simplere Lösung. Die Entscheidung dazu triffst du.
Wenn du dich jetzt fragst, wie das mit den Nutzungsrechten ist … diese werden ja eigentlich auf dein Erstellungshonorar, also den zeitbasierten Anteil deines Honorars, drauf gerechnet.
Der unbequemen Wahrheit #1 ist es egal, wie sich dein Honorar zusammensetzt. Erstellungshonorar, Nutzungsrechte. Für die unbequeme Wahrheit gilt am Ende: Was kommt auf deinem Konto an und wie viele Stunden hast du dafür verbraten?
Und wenn du innerhalb der von dir ausgerechneten Zahl geblieben bist, kannst du dir gratulieren: Herzlichen Glückwunsch, dann hast du in diesem Auftrag wirtschaftlich agiert.
Wie du dich dabei unterstützen kannst, erzähl ich dir gleich. Lass uns vorher noch einen Blick auf die zwei anderen unbequemen Wahrheiten werfen, die mit der Verantwortlichkeit für die eigene Zeit mit im Boot sitzen.
Wenn du die Zeit, die das Honorar für dich vorgibt, als Maß für den Auftrag nimmst, wirst du ab und an weniger Zeit zur Verfügung haben als du gern hättest. Vielleicht sogar jedes Mal in Auftragssituationen.
Warum? Weil deine Kund*innen ggf. nicht bereit sind, so viel Zeit zu bezahlen, wie du gern aufwenden möchtest für die Aufgabe. Du möchtest gern die komplexe und superaufwendige Lösung, die dein Herz zum Klopfen bringt? Und deine Kund*innen sind aber nicht bereit, die zum Beispiel 50 Stunden, die du dafür brauchst, auch zu bezahlen.
Und was bedeutet das? In der Konsequenz wirst du mit großer Wahrscheinlichkeit die Komplexität deiner Lösung anpassen müssen. Weil du weniger Zeit zur Verfügung hast als du gern hättest.
Darüber kannst du dich ärgern. Aber das Ärgern hilft dir nicht. Denn es ist die Realität eines Dienstleistungs-Unternehmens, dass es am Ende um die Bedarfe deines Gegenübers geht.
Auch hier gibt es Dinge, die diese Situation deutlich angenehmer machen als sie jetzt klingt. Mehr dazu gleich. Aber vorher noch ein kurzer Blick auf die dritte unbequeme Wahrheit.
Du bist nicht nur verantwortlich für die aufgewendete Zeit.
Hast du dich mit deinem Gegenüber auf ein Honorar geeinigt, dann bist du als die Person vom Fach auch verantwortlich, den Prozess so zu gestalten, dass ihr in dem geplanten zeitlichen und monetären Rahmen zu einem Ergebnis kommt. Auch dafür wirst du von deinen Kund*innen gebucht.
Und ja, wenn du jetzt sagst: Aber, in Aufträgen passiert es ja schon einmal, dass der Zeitaufwand sich erhöht. Stimmt! Und ja, das liegt auch oft an den Kund*innen, die sich nicht einigen können, die um tausend Korrekturen bitten und so den vereinbarten Zeitrahmen sprengen.
Aber: Du bist die Person mit der Fachexpertise, die hier am Steuer sitzt und die Kontrolle hat. Denn es ist deine Verantwortung, die Aufgabe, die du übernommen hast, in der vorgegebenen Zeit bzw. im vereinbarten Honorarrahmen zu lösen.
Das bedeutet auch, dass du den Prozess so gestaltest, damit ihr rechtzeitig zum Ziel kommt.
Und ja, vielleicht sagst du ja jetzt: Franziska, die fragen mich einfach ständig nach weiteren Änderungen. Die wollen immer mehr und kommen nicht zum Ende. Was soll ich denn machen?
Ich weiß!! Die Prozessgestaltung von Design- und Illustrationsaufträgen und die damit verbundene Kund*innen-Kommunikation kann ganz schön herausfordernd sein. Und das, was ich dir hier geben kann, sind zwei Dinge: einmal Mitgefühl. Ja, ich weiß: es ist schwer und manchmal fühlt es sich für Soloselbstständige so an, wie als ob sie alleine gegen einen Weltkonzern ansprechen. Und ganz ehrlich: So ist es ja auch ab und an. Du hast mein vollstes Mitgefühl. Aber das macht dich nicht wirtschaftlicher.
Das, was dich wirtschaftlicher macht, ist das Aussprechen dieser unbequemen Wahrheiten: Es ist deine Verantwortung, in Aufträgen dafür zu sorgen, dass ihr wie vereinbart zum Ziel kommt.
Wie machst du das? Du machst das mit klaren Ansagen. Und zwar bevor das Kind in den Brunnen gefallen ist. Das macht dein Leben leichter – und auch das deiner Kund*innen. Am Ende profitieren alle Beteiligten von klaren Ansagen, weil jeder weiß, worauf man sich einstellen kann und wie die Regeln sind. Und die Regeln gestaltest du.
Ich zum Beispiel bin bei Korrekturstufen meist recht kulant und hab da kulante Regeln. Sagen wir mal, wir haben zwei Korrekturstufen vereinbart und sind jetzt schon in Runde 3 … ich erlaube mir hier oftmals kulant vorzugehen. Denn die Grenzen sind oft fließend. War das jetzt schon Runde 2 oder ist das schon eine nächste Runde?
Aber irgendwann kommt der Punkt, an dem ich merke, dass das Zeitkontingent sich aufbraucht und ich handeln muss. Und dann gilt es, die Verantwortung für den Prozess zu übernehmen und klare Ansagen zu machen.
Wie mach ich das? Zum Beispiel so. Ich sage dann: »Wir sind jetzt in Korrekturrunde 3. Zwei waren vereinbart. Wenn wir jetzt eine weitere Runde drehen wollen, dann ist eine Nachkalkulation notwendig und es kostet Summe X mehr. Möchten Sie das? Sind Ihnen weiteren Änderungen wirklich so wichtig?
Jetzt haben die Kund*innen die Kontrolle – und entscheiden selbst. Ja, uns ist es so wichtig, dass wir bereit sind, mehr zu zahlen. Oder nein, so wichtig ist es nicht, denn eigentlich ist alles schon gesagt – und ziemlich gut so, wie es ist.
In meiner Erfahrung regeln sich viele Dinge hier von alleine, denn erstaunlich oft werden nach so einer klaren Ansage die Entscheidungen schnell getroffen – und alles bleibt wie gehabt.
So. Und jetzt lass uns noch einmal schauen, was dir dabei hilft, diese drei unbequemen Realitäten in deinen Berufsalltag zu integrieren. Und dazu habe ich dir 5 Werkzeuge mitgebracht.
Wie machst du das? Indem du dich dafür entscheidest. Denn am Ende braucht es hier nur eine Entscheidung von dir.
Sei dir bewusst, wo deine Verantwortlichkeit endet und welche Entscheidungen deine Kund*innen treffen müssen. Nachkalkulationen? Diese Verantwortung liegt nicht bei dir. Das können nur deine Kund*innen entscheiden. Aber du bist die Person, die die Frage dazu stellt. Weil du die Verantwortung für das vereinbarte Zeitkontingent hast.
Wenn du Disziplin kultivierst, bedeutet das, dass du Verhaltensregeln für dich bestimmst – und dich an diese hältst. Dein Umgang mit Zeit in Aufträgen ist eine solche Verhaltensregel. Wenn du nur 25 Stunden Zeit für diesen Auftrag aufwenden darfst, dann halte dich an deine eigene Regel.
Wenn du nur 25 Stunden zur Verfügung hast, gemäß des vereinbarten Honorars, und du aber 50 Stunden in den Auftrag investierst, dann bezahlst du die 25 Stunden mit deiner eigenen freien Zeit – in der du Akquise machen, eigene freie Projekte umsetzen oder Zeit mit deinen Lieblingsmenschen verbringen könntest.
Warum machen das so viele Kreative? Und ja, das machen wirklich viele Kreative. Der Hauptgrund, warum Kreative mehr Zeit in Aufträge stecken als sie bezahlt bekommen, ist – das ist jetzt meine Theorie, die sich aber mit meiner Erfahrung deckt – der eigene hohe Anspruch an die eigene Arbeit.
Und hinter diesem hohen Anspruch steckt die Überzeugung, dass mehr Arbeit und mehr Aufwand automatisch besser sind und zu einem qualitativ höheren Ergebnis führen. Die Überzeugung könnte ich auch so formulieren: Aufwendig ist besser, schnell ist schlechter.
Aber ist das wirklich so? Ehrlich gesagt: Ich glaube nicht. Es gibt viele einfache und simple Lösungen, die genial und großartig ein Designproblem lösen.
Und wenn du weniger Zeit hast, braucht es eben einfachere, simplere und gleichzeitig geniale Lösungen.
Diszipliniert mit deiner Zeit umzugehen wird deutlich leichter, wenn du deine Zeit dokumentierst. Denn dein Zeitgefühl ist relativ und üblicherweise kein guter Ratgeber. Dokumentierst du aber deine aufgewendeten Zeiten, dann wird aus einem Zeitgefühl ein Fakt, der dir das Leben deutlich leichter macht – und dir Kontrolle über deine Zeit zurückgibt.
Das Workbook »Dein Weg zur bewussten Zeitgestaltung«
Und hier kommt das 0€-Workbook ins Spiel, das ich dir heute mitgebracht habe:
Ich selbst habe vor vielen Jahren in einer italienischen Magazinredaktion gearbeitet. Als freie Mitarbeiterin musste ich jeden Monat meine Rechnungen in 15-Minuten-Zeiteinheiten mit einer Auflistung aller von mir erledigten Aufgaben stellen. Das fand ich damals ziemlich nervig, aber eine Sache hat das gebracht. Nach einigen Monaten wusste ich, wie lange ich für typische Aufgaben in einer Magazin-Grafikredaktion brauche.
4 Wochen Dokumentation
Das Workbook »Dein Weg zur bewussten Zeitgestaltung« ist mit dieser Idee im Hinterkopf entstanden und lädt dich ein, 4 Wochen lang deine Zeit zu dokumentieren. Und mit dem Workbook ist die tägliche Dokumentation easy-peasy.
Analyse und Optimierung
Nach den vier Wochen geht es dann ans Analysieren und Optimieren und auch dabei leitet dich das Workbook durch zwei weitere einfache, aber wirksame Schritte.
Baue dir eine Routine auf.
Nach diesen 4 Wochen Zeit dokumentieren und diesen Analyse- und Optimierungsschritten wird es dir so viel leichter fallen, deine Arbeitszeiten einzuschätzen. Und du wirst dir eine Routine erarbeitet haben, die du ganz einfach in Aufträgen anwenden kannst. Denn auch dort gilt: Dokumentiere deine Zeit. Damit du in der Lage bist, deine eigenen Zeitregeln einzuhalten.
Auf www.diegutemappe.de/zeit kannst du dir das Workboook für 0,00 Euro herunterladen.
Wie gehst du in Aufträgen mit deiner Zeit um? Weißt du zu Beginn, wie viele Stunden du brauchen darfst? Und hältst du dich auch an diese Vorgabe? Und wenn nicht: Was hindert dich daran?
Ich bin gespannt auf deine Antworten und wie es dir mit diesem Impuls geht. Lass es mich gern wissen, auf Instagram oder LinkedIn oder als Rezension.
Und damit wünsche ich dir für heute alles Liebe, wir hören uns wieder nächste Woche, ich freu mich auf dich,
bis dahin, Franziska
Du willst Danke sagen?
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Hast du noch mehr Portfolio-Fragen? Schreib mir gern, dann nehme ich diese gern in den kommenden Blogposts auf. Liebe Grüße, Franziska
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