So entscheidest du dich für oder gegen einen Auftrag – denn jedes Ja öffnet eine Tür und schließt eine andere

• Warum habe ich vor Kurzem einen Auftrag mit 5-stelligem Honorar abgesagt?
• Wie läuft eine Auftragsanfrage ab?
• Welche Fragen gilt es in eine Auftragsanfrage zu klären?
• Was sind die drei Phasen einer Auftragsanfrage?
• Was kannst du alles tun, um ein wirklich passendes Angebot abzugeben?
• Welche zwei Fragen helfen dir dabei, dich für oder gegen einen Auftrag zu entscheiden?
• Wie unterstützt dich der Auftragsindex (0€-Ressource) dabei?

 
Auftragsanfragen mit 5-stelligen Honoraren landen bei Solo-Selbstständigen, die auf den traditionellen Design- und Illustrationsmärkten arbeiten, nicht jeden Tag im Postfach.

Warum ich vor ein paar Tagen genau so einen Illustrations-Auftrag abgesagt habe, erfährst du heute hier. Du bekommst einen Einblick in die verschiedenen Phasen dieser Auftragsanfrage und ich teile mit dir meine Beweggründe für das Nein zum Auftrag. Und am Ende der Episode bekommst du auch noch eine 0€-Ressource (Pst! ... den Auftragsindex ... hier findest du ihn), die dich in Zukunft bei deinen eigenen Entscheidungen für oder gegen einen Auftrag unterstützt.

Herzlich Willkommen im Portfolio-Podcast. Hier erfährst du, wie du mit deiner kreativen Arbeit mehr Aufträge akquirierst – aber eben auch wie du etwas in der Welt bewirkst – damit dein Herz weiterhin für deine kreative Arbeit brennt. Denn du brauchst beides – Dein Herz als Kompass und eine wirtschaftlich nachhaltige Aufstellung, denn die erlaubt Selbstbestimmung.

Ich bin Franziska Walther, selbst Illustratorin, Designerin, Autorin – und Expertin für Positionierung und Akquise in der Kreativwirtschaft und ich unterstütze seit über 10 Jahren Menschen dabei, sich nachhaltig zu positionieren und wirksame Akquise zu machen.
 

Warum habe ich vor Kurzem einen Auftrag mit 5-stelligem Honorar abgesagt?

Ich beginne mal ganz am Anfang meiner Geschichte, ja? Vor Kurzem landete eine Auftragsanfrage in meinem Postfach. Pling! Absender war ein wohlklingender Unternehmensname, gefunden hatten sie mich über einen Auftrag, den ich vor ein paar Jahren gemacht hatte. Und nach etwas Email-Pingpong war klar: Ja, wir sollten mal reden.
 

Plane ein Kennenlerngespräch ein!

Das Reden ist bei den meisten Auftragsanfragen erst einmal eine gute Idee. Ein erstes Gespräch gibt dir einerseits die Möglichkeit, dein Gegenüber kennenzulernen und oftmals kannst du im persönlichen Austausch auch schon einmal ganz diplomatisch und mit Fingerspitzengefühl erkunden, welches Budget in etwa eingeplant ist. Das hilft dir, die wirtschaftlich unattraktiven Aufträge schnell und ruckzuck auszusortieren.

Was du auch in einem ersten Kennenlerngespräch machen kannst, ist viele Fragen zu stellen. Ganz in Sherlock Holmes-Manier lernst du so dein Gegenüber besser kennen und findest gleichzeitig heraus, was du eigentlich genau für diese potenziellen Kund*innen machen sollst.

Denn selbst wenn es ein Briefing gibt (und das gibt es ja nicht immer), steht im Briefing manchmal nur die Hälfte drin von dem, was eigentlich gebraucht wird.

Oft gibt es in Aufträgen ein offensichtliches Problem, das gelöst werden möchte und das dementsprechend im Briefing beschrieben wird. Aber gar nicht mal so selten hängen an diesem noch weitere Probleme dran, die zwar zur Aufgabenstellung mit dazu gehören – aber die von den Kund*innen noch nicht erkannt oder benannt wurden.

Auftraggeber*innen buchen Kreative ja, um sich Unterstützung ins Boot zu holen – indem sie fachliche Expertise einkaufen. Diese fachliche Expertise bist du – und deshalb hast du oftmals noch einmal einen differenzierten Blick auf die Aufgabenstellung, kannst also besser einschätzen, was gebraucht wird und was nicht.
 

Passt es menschlich?

Ein Vorgespräch schafft hier viel Klarheit und erlaubt dir gleichzeitig, dein Gegenüber auch mal zu beschnuppern und schon einmal auszutesten, wie es sich anfühlen würde, wenn ihr euch jetzt für die nächsten Wochen, Monate oder manchmal ja auch Jahre regelmäßig seht.

War das Gespräch für beide Seiten gut, beginnt oft nahtlos die Phase 2 einer Auftragsanfrage: die Kalkulation. Je nachdem, auf welchem Markt du arbeitest, kann es sein, dass du gebeten wirst, einen Kostenvoranschlag abzugeben. Oder aber du bekommst einen Honorarvorschlag.

Hier eine wichtige Randnotiz: Lass dich nicht nötigen, sofort im Gespräch eine Zahl zu nennen. Es ist total in Ordnung, zu sagen, dass du dir alles noch einmal in Ruhe anschauen möchtest und zeitnah eine Kalkulation nachreichst. Wirft dein Gegenüber im Gespräch eine Zahl in den Raum, nimm sie erst mal mit und erlaube dir, mit Ruhe und ohne Druck zu überlegen, was du für dieses Honorar anbieten kannst und möchtest. Nimm dir die Zeit dafür, die du dafür brauchst. Es ist normal, dass du das nicht einfach so wie ein Kaninchen aus dem Zylinder zaubern kannst – und es macht dich nicht weniger professionell, wenn du für deine Kalkulation ein oder zwei Tage Zeit brauchst. Ganz im Gegenteil!
 

Passt es wirtschaftlich?

Egal welche Variante in deiner Auftragsanfrage stattfindet – eine Kostenkalkulation von dir oder ein Honorarvorschlag von deinem Gegenüber – in Phase 2 geht es auch darum, zu verhandeln. Denn oftmals ist eine gewisse Bandbreite von Honorar möglich. Ich bin immer wieder überrascht, wie viel Luft da manchmal nach oben ist, wenn du gut verhandelst.

Natürlich ist Kreativwirtschaft kein Casino. Wichtiger als dein Pokerface ist, dass du den Wert, den deine eigene Arbeit hier in diesem konkreten Auftrag generiert, gut einschätzen kannst.

Dabei spielen verschiedene Faktoren mit hinein. Einerseits geht es um die Frage, wie dringlich dein Gegenüber eine Lösung für das Problem braucht. Umso dringlicher die Lösung benötigt wird, desto besser wird der Auftrag üblicherweise bezahlt.

Dann gibt es marktübliche Honorarhöhen und Konventionen, die je nach Design- oder Illustrationsmarkt wirklich sehr verschieden sein können. Ich sag das im Podcast ja immer wieder: Kreative Arbeit ist nicht überall das Gleiche wert.

Wenn du dir hier Orientierung wünschst, dann nutze Referenzwerke wie das Honorarwerk der IO oder den Vergütungstarifvertrag der Allianz deutscher Designer. Oder frage wirtschaftlich erfolgreiche Kolleg*innen, die in diesem Bereich arbeiten.
 

Bist du die einzige kreative Person, die angefragt wurde? Sicherlich nicht!

In die Honorarfrage spielen aber auch noch andere Faktoren mit rein: zum Beispiel das Verhältnis von Angebot zu Nachfrage. Auf Märkten, auf denen es viele Mitbewerber*innen gibt, die allesamt sehr ähnliche Dinge anbieten, ist es üblicherweise schwerer, gute Honorare zu verhandeln.

Umso spezifischer dein Angebot ist, desto weniger vergleichbare Angebote gibt es auf dem Markt – und umso leichter wird es, bessere Honorare zu verhandeln.

In meinem Fall war klar, dass noch mindestens drei oder vier andere Kolleg*innen angefragt wurde. Das ist grundsätzlich total normal – und sollte dich nicht stressen, wenn das bei dir auch so ist.
 

Ist der Preis entscheidend?

Aus Erfahrung weiß ich, dass einige Kreative hier schnell Angst bekommen, dass die Auftragsvergabe nach Preis entschieden wird, insbesondere, wenn mehrere Kolleg*innen angefragt wurden: ganz gemäß – das billigste Angebot bekommt den Zuschlag.

Natürlich gibt es immer wieder Fälle, in denen der Preis am Ende das Hauptkriterium ist und das günstigste Angebot den Zuschlag bekommt. Aber – und das finde ich wichtig – das ist eben nicht immer so.

Ich habe aber immer wieder die Erfahrung gemacht, dass Kund*innen sich am Ende für mich entschieden haben – und das selbst dann, wenn meine Kalkulation teurer oder auch mal die teuerste war.

Auch hier hilft dir ein erstes Gespräch, denn wenn das günstigste Angebot genommen werden muss (es gibt Vergabeverfahren, wo das so sein muss), wird dies erfahrungsgemäß von Kund*innen-Seite im Gespräch schnell angesprochen. Dann weißt du, woran du bist.

Und in so einem Fall kannst du dann überlegen, ob du das Zahlenspiel des günstigsten Angebots mitspielen möchtest. Es gibt sicherlich Fälle, wo es gute Gründe dafür gibt und ich will das hier auch nicht grundsätzlich verurteilen oder bewerten. Allerdings glaube ich, dass die Niedrigpreis-Politik in den meisten Fällen für alle Beteiligten eine unangenehme Abwärtsspirale aufmacht.

Ich persönlich frage mich in solchen Momenten, ob diese konkrete Geschäftsbeziehung und die potenzielle gemeinsame Zukunft es wert sind, mich auf dieses Niedrigpreis-Spiel einzulassen. Und in vielen Fällen ist für mich persönlich die Antwort Nein.

Bei dem Auftrag, der da vor ein paar Tagen auf meinem Schreibtisch lag, stand das alles nicht zur Debatte. Der Budgetrahmen war angemessen und es ging eher um Fragen, wie der Prozess aufgebaut werden sollte und welche verschiedenen Auftragsphasen wie beziffert werden sollten, um ein optimales Ergebnis zu erreichen.
 

Mit einem ersten Gespräch kannst du nur gewinnen

Alle diese Dinge gilt es vom Prinzip in diesem ersten Kennenlerngespräch zu erforschen. Es geht also um so viel mehr als nur die reine Aufgabenbesprechung und die Zahl, die am Ende in Rechnung stehen wird.

Wie ist das denn bei dir? Vereinbarst du ein Telefonat oder eine Video-Konferenz, wenn Auftragsanfragen in deinem Emailpostfach landen? Wenn nicht, probier es doch mal beim nächsten Mal aus. Du hast nichts zu verlieren – außer eine halbe Stunde Zeit – und du weißt danach in den meisten Fällen so viel mehr – gewinnst also oftmals etwas dazu.
 

Wie willst du dich entscheiden? Für oder gegen den Auftrag?

Nach diesem ersten Gespräch kommt Phase 3: der Moment der Wahrheit. Denn dann musst du dich entscheiden: Ja oder Nein. Möchtest du diesen Auftrag übernehmen? Möchtest du ein Angebot abgeben und dich darauf einlassen? Und nach welchen Kriterien entscheidest du?

Ich habe mich wie gesagt vor ein paar Tagen dagegen entschieden. Und ja, ich trauere diesem tollen Auftrag immer noch etwas hinterher. Denn es war eine spannende Aufgabe, die einerseits für mich inhaltlich herausfordernd und interessant gewesen wäre und gleichzeitig thematisch auch gut zu meinen Interessengebieten gepasst hat.

Zudem war der Auftrag gut bezahlt, denn … mal ganz ehrlich. Auftragsanfragen mit 5-stelligen Honoraren landen auch in meinem Emailpostfach nicht alle Tage. Und die Kommunikation im Kennenlerngespräch war angenehm, das Gefühl hat gestimmt. Also zusammengefasst kann ich sagen – eigentlich standen alle Lichter auf Grün. Volle Fahrt voraus.

Und ich habe trotzdem abgesagt. Warum?

Es gab verschiedene Gründe.
Der am wenigsten wichtige Grund war:
 

Grund #1: Es passte zwar inhaltlich, aber nicht stilistisch

Meiner Einschätzung nach ist mein Illustrationsstil nur suboptimal für die Aufgabenstellung geeignet.

Das habe ich genauso und ganz ehrlich im Gespräch gesagt. Natürlich mit einer fachlichen Begründung.

Interessanterweise habe ich mich danach in einem Gespräch wiedergefunden, in dem mich mein Gegenüber vom Prinzip überreden wollte, den Auftrag trotzdem zu übernehmen. Und das ist nicht das erste Mal, dass mir das passiert.

Die meisten Menschen schätzen Ehrlichkeit, Integrität und Transparenz. Und wenn du dir erlaubst, dein eigenes Angebot als die optimale Lösung für die Kund*innen-Seite in Frage zu stellen, dann zeigt das, dass du die Bedarfe deiner Kund*innen hier gerade in den Mittelpunkt stellst. Also für sie mitdenkst.

Gleichzeitig zeigst du auch, dass dein Selbstwert nicht an diesem Auftrag hängt wie an einem seidenen Faden. Du bist gut so wie du bist – egal, ob du diesen Auftrag bekommst oder nicht. Und das macht dich attraktiv.

Natürlich kann es passieren, dass du durch so eine ehrliche Einschätzung einen Auftrag verlierst. Aber ich habe schon mehrfach die Erfahrung gemacht, dass Kund*innen bereit waren, ihre stilistischen Vorgaben anzupassen – weil sie gemerkt haben, dass ihnen eine partnerschaftliche Geschäftsbeziehung, in der sie wirklich mit ihren Bedarfen gesehen werden, wichtiger ist als eine formale Vorgabe.

Oder aber sie kamen mit einer anderen Auftragsanfrage zurück – weil ihnen die positive Erfahrung im Gedächtnis geblieben war.

Aber lange Rede, kurzer Sinn: Für mich war das ein Grund, abzusagen. Aber es war nicht der wichtigste Grund.
 

Der viel wichtigere Grund #2 war: Dieser Auftrag würde mich vom Weg abbringen. Und das, obwohl er gut zu mir passt.

Jedes Ja zu einem Auftrag bestimmt deine nächsten Schritte und somit die Richtung, in die du weitergehst.

Wenn du dich gerade an einer Stelle auf deinem kreativen Weg befindest, wo du eigentlich nie hin wolltest, dann hast du mit großer Wahrscheinlichkeit in der Vergangenheit zu oft Ja zu Aufgaben gesagt, die dich auf dem Weg zu deinen Ziele ausbremsen oder ganz vom Weg abgebracht haben.

Das von mir in meinem Buch »Die gute Mappe« entwickelte Modell der kreativen Seele mit ihren kreativen Identitäten erlaubt ja Kreativen, verschiedene Experisefelder und Stärken auf verschiedenen Märkten zu positionieren.

Trotz alledem bedeutet dieses Modell nicht, dass wir alles gleichzeitig haben können. Es erlaubt dir, mehrere wirtschaftliche Standbeine aufzubauen, und damit klar und präzise wirksame Akquise zu machen, die von deinen verschiedenen Zielgruppen verstanden wird.

Du musst dich also nicht für eine Nische entscheiden, sondern kannst mehrere Sachen gleichzeitig machen. Und nicht alle Sachen, die du machst, müssen gleichwertig sichtbar sein für die ganze Welt.

Das Modell der kreativen Seele erlaubt dir, klar und maßgeschneidert zu kommunizieren.
 

Lerne wirksame Akquise zu machen in die Portfolio-Akademie
Kurze Randnnotiz in eigener Sache: Wenn du jetzt denkst: »Jaa! Ich will wirksame Akquise machen, indem ich klar kommuniziere!«, dann lade ich dich ganz herzlich in die Portfolio-Akademie ein.

Die PA ist mein 12-wöchiges Onlineprogramm für Designer*innen und Illustrator*innen und darin positionierst du dich – und zwar nachhaltig – also sowohl künstlerisch als auch wirtschaftlich. Denn am Ende geht es ja um beides. Darum, dass du mit deiner kreativen Arbeit gut Geld verdienst – aber eben auch darum, mit deinen eigenen Interessen und Stärken etwas in der Welt zu bewirken – damit dein Herz weiterhin für die Sache brennt.

Die nächste Portfolio-Akademie öffnet im September 2024 ihre Türen. Aktuell kannst du dich ganz unverbindlich in die Warteliste eintragen. Dann bekommst du alle Infos zur PA und du bekommst sogar noch ein Special-Wartelisten-Angebot, bevor die Türen sich offiziell öffnen.

Eintragen kannst du dich unter www.diegutemappe.de/pa.

Randnotiz Ende 😉

 
Wenn du nachhaltig positioniert bist, wirst du immer mehr in Situationen kommen, in denen du zu Dingen, die du eigentlich interessant findest, Nein sagen wirst.

Denn du kannst nur mit vollem Herzen zu Dingen Ja sagen, wenn du dir erlaubst, auch konsequent Nein zu sagen. Damit bestimmte Türen aufgehen, müssen andere Türen geschlossen werden – oder sich gar nicht erst öffnen.
 

Am Anfang überwiegen die Jas

Natürlich gibt es Phasen, in denen du mehr Ja sagst. Gerade am Anfang, wenn du lostiefelst in deine kreative Selbstständigkeit und dich noch ausprobierst, ist es oftmals eine gute Idee, lieber einmal zu viel als zu wenig Ja zu sagen – und dich einfach mal zu trauen, neue Dinge auszuprobieren.
 

Bist du gut positioniert, werden es mehr Neins

Aber irgendwann werden die Neins mehr – und ich behaupte hier mal ganz selbstbewusst, dass die Neins sogar wichtiger werden als die Jas. Einfach weil du mehr Neins aussprechen wirst.

Lass uns deshalb noch einmal einen Blick darauf werfen, wie du deine Entscheidungen zu oder gegen Aufträge triffst.

Ich frage mich bei Auftragsanfragen üblicherweise zwei Fragen.
 

Frage #1: Wie wirtschaftlich interessant ist der Auftrag?

Schafft er mir finanzielle Freiräume? Und schafft er mir vielleicht auch zeitliche Freiräume, weil ich es mir auf einmal leisten kann, meine Zeit in bestimmte Projekte zu investieren?

Um das herauszufinden, werfe ich einen Blick auf das Verhältnis von Zeit zu Geld. Wie viel ist eine Stunde deiner Arbeitszeit in diesem Auftrag wert?

Bei kleineren Aufträgen lässt sich das schnell überschlagen – und dann braucht es nur noch die Disziplin, wirklich auch nur so viel Zeit im Auftrag aufzuwenden – und bäm – schon ist der Auftrag wirtschaftlich.

Aber gerade bei größeren, langfristig angelegten Projekten habe ich die Erfahrung gemacht, dass es schwierig sein kann, die Wirtschaftlichkeit einzuschätzen. Denn diese Projekte kommen oft und angemessenerweise mit größeren Honoraren und größeren Zeitspannen daher.
Aber diese großen Zahlen sind mit Vorsicht zu genießen. Denn sie sehen schnell mal besser aus, als sie in Wirklichkeit sind.

Sagen wir mal, du bekommst 30.000 Euro für ein Projekt angeboten, das die nächsten zwei Jahre 50 Prozent deiner in Rechnung stellbaren Stunden bindet. Das schafft für dich zwar wirtschaftliche Planbarkeit über 2 Jahre (Pluspunkt), aber bindet eben gleichzeitig auch 50 Prozent deiner Zeit – und das für 15.000 Euro pro Jahr, also etwas mehr als 1.000 Euro pro Monat. Je nachdem, wie hoch dein geplanter Jahresumsatz ist, kann diese zweijährige Verpflichtung tendenziell sehr schnell eher eine Bremse werden als ein Trampolin.

Verstehst du, worauf ich hinaus will?

Egal wie groß oder klein deine Auftragsanfrage ist, am Ende sollte der Wert, den eine Stunde deiner Zeit hat, möglichst hoch sein. Es gibt so eine magische Grenze für die Wirtschaftlichkeit. Mit einem durchschnittlichen Stundensatz unter 60 Euro ist es nicht möglich, ein Unternehmen nachhaltig zu führen. Dein durchschnittlicher Stundensatz sollte also darüber liegen. Gerne auch deutlich darüber.

In meiner Auftragsanfrage war es so, dass der durchschnittliche Stundensatz gut und angemessen war. Grünes Licht also.
 

Wäre da nicht noch Frage #2: Bringt dich dieser Auftrag auf deinem Weg weiter?

Bei mir war es so, dass ich mir mit einem ehrlichen Blick in meinen Kalender eingestehen musste, dass meine Zeit limitiert ist. Ich kann nicht alles gleichzeitig machen. Denn ich habe nicht genug Zeit für alles.

Wenn ich zu diesem Auftrag ja sage, muss ich zwangsläufig zu etwas anderem Nein sagen. Und das war am Ende das entscheidende Kriterium, warum meine Antwort Nein ist.

Und weil das gar nicht so einfach ist, hier gute Entscheidungen für dich zu treffen – einfach weil da echt ne Menge mit rein spielt (das haben wir ja gerade gehört), habe ich ein Formular entwickelt, das dich bei diesen Entscheidungen unterstützt: den Auftragsindex.
 

Der Auftragsindex unterstützt dich beim Entscheiden

Ich bin wirklich davon überzeugt, dass deine Auftragsentscheidungen essenziell mitbestimmen, ob du deine großen Ziele mittel- und langfristig erreichst. Und deshalb gibt es den Auftragsindex, der dich beim Abwägen von Auftragsanfragen unterstützt.
Der Auftragsindex ermöglicht dir, einen differenzierten Blick auf deine Auftragsanfragen zu werfen und zu hinterfragen, ob und wie der potenzielle Auftrag dich auf deinem Weg weiterbringt.

Den Auftragsindex bekommst du auf der Seite www.diegutemappe.de/index. Und PS an meine PAlies, also die Kreativen, die in der Portfolio-Akademie teilnehmen. Ihr findet im Modul 13 eine erweiterte Version des Auftragsindex: den Auftragsindex Pro, der noch so ein paar Sachen mehr kann.

So. Das war meine Geschichte zu meiner Auftragsanfrage und warum ich mich für ein konsequentes Nein entschieden habe. Selbst, wenn ich wirklich traurig bin.

Hast du dich schon einmal gegen einen tollen Auftrag entschieden, weil du dein langfristiges Ziel vor Augen hattest? Wenn ja, feiere dich dafür.

Und gibt es noch andere Kriterien, die du in deine Entscheidungen üblicherweise einfließen lässt? Diskutiere gern mit auf Instagram oder Linkedin.

Und damit wünsche ich dir für heute alles Liebe, ich bin gespannt, was du mit diesen Impulsen machst und was sich für dich verändert, wenn du einfach mal »so tust als ob«.

Wir hören uns wieder nächste Woche, ich freu mich auf dich,
bis dahin, Franziska
 

Darf ich dich heute um einen Gefallen bitten?

Für den Verkauf von Büchern sind gute Bewertungen enorm wichtig. Wenn du mein Buch »Die gute Mappe« schon gelesen hast und es dir gefällt, hilfst du mir sehr mit einer Rezension auf Amazon und Co. Du kannst sogar eine Bewertung hinterlassen, wenn du das Buch in einem anderen Buchladen gekauft hast (was ich begrüße). Sharing is caring! Danke dafür! Und auch ein ❤️ und ein Danke an die, die schon eine Rezension geschrieben haben.

 
Hast du noch mehr Portfolio-Fragen? Schreib mir gern, dann nehme ich diese gern in den kommenden Blogposts auf. Liebe Grüße, Franziska