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Weitere InformationenIn dieser Podcast-Folge zeige ich dir ganz konkret, wie ich mit der täglichen Nachrichtenflut umgehe: mit einer wöchentlichen Aufräumroutine, klaren Sortierstrukturen und kleinen technischen Anpassungen, die sofort spürbar mehr Ruhe in den Arbeitsalltag bringen.
Dabei geht es nicht um perfektes Zeitmanagement oder komplizierte Tools, sondern um Fokus, mentale Entlastung und realistische Routinen für kreative Selbstständige wie Illustrator*innen und Designer*innen.
Wir sprechen darüber:
Portfolio-Akademie: Klar positionieren und gezielt Akquise machen
- Unverbindliche Warteliste für die Portfolio-Akademie 03/2026: www.diegutemappe.de/pa
Kennst du das Gefühl, dass du eigentlich kreativ arbeiten willst, aber der Tag verschwindet zwischen Emails, DMs und Nachrichten auf fünf verschiedenen Kanälen?
Vielleicht beantwortest du ständig irgendwas, wechselst dauernd zwischen Postfächern hin und her und am Ende bleibt kaum noch mentale Energie für deine eigentliche Arbeit übrig.
In der heutigen Folge nehme ich dich mit an meinen Schreibtisch und zeige dir, wie ich ganz konkret mit der täglichen Nachrichtenflut umgehe.
Du erfährst, wie ich meine Kommunikation so organisiere, dass nichts Wichtiges liegen bleibt oder übersehen wird, und wie ich das mache, ohne dass mich den ganzen Tag damit beschäftigen muss.
Und wir sprechen auch darüber, warum es dabei weniger um Zeitmanagement geht, sondern vor allem um Fokus und mentale Ruhe.
Das ist eine ganz praktische Folge, direkt aus meinem Alltag – und sofort umsetzbar.
Hier erfährst du, wie du mit deiner kreativen Arbeit gut zu dir passende Aufträge akquirierst und wie du gleichzeitig dafür sorgst, dass dein Herz weiterhin für deine kreative Arbeit brennt. Auch mit dem ganzen Brimbamborium, den der Berufsalltag einer kreativen Selbstständigkeit so mit sich bringt.
Ich bin Franziska Walther und jetzt geht’s los.
Über Weihnachten habe ich ja drei Wochen Winterpause gemacht. Als ich dann im Januar wieder mein Email-Postfach geöffnet habe, wartete dort ein Berg von Nachrichten auf mich.
Ganz zu schweigen von den gefühlt Hunderten von Direktnachrichten auf Instagram und LinkedIn. Es hat ganze zweieinhalb Wochen gedauert, alle Postfächer leer zu räumen.
Wir alle bekommen immer mehr Nachrichten. Per Email, LinkedIn, Instagram, Telegram, Signal, WhatsApp. Und alle Nachrichten wollen beantwortet werden.
Und ich schaff das nicht immer. Vielleicht geht’s dir ja auch so.
Letztes Jahr habe ich einige Nachrichten-Kanäle deshalb auch mal über Wochen einfach ignoriert. Wenn du mir auf LinkedIn eine Nachricht geschrieben hast, dann ist dir das vielleicht auch aufgefallen.
Aber dann habe ich im Podcast »Raketerei« eine Folge gehört, in der Imke Machura das Nachrichten-Ignorieren mit Ghosting vergleicht, also damit, wenn Person, von der man gerne eine Nachricht hätte, mit Schweigen reagiert.
Im beruflichen Kontext sei das unprofessionell, sagt Imke in ihrem Podcast.
Denn das Ignoriertwerden zerstört Vertrauen. Und das ist schließlich die wichtigste Währung in der Selbstständigkeit.
Mit der Geschäftskommunikation gibt es also einen Konflikt zwischen zwei Bedürfnissen, die sich widersprechen:
Einmal das Bedürfnis, die Flut an Nachrichten zu bändigen. Und zwar so, dass noch genug Zeit für die eigentliche Arbeit bleibt.
Aber hier geht es nicht nur um Zeitmanagement, sondern auch um mentale Ressourcen.
Denn ja, mich stressen volle Postfächer. Die sind wie ein überfülltes Büro, in dem überall Kartons und Stapel mit Briefen herumliegen. Irgendwann ist kaum mehr Platz, sich zu bewegen. Und kaum mehr Platz zum Denken.
Zusätzlich ist es ja nicht nur ein Postfach bzw. ein zugekramtes Büro. Sondern mehrere.
Das, was mich am meisten stresst, sind die vielen parallelen Kommunikationskanäle, in denen alle paar Minuten die nächste und die nächste und die nächste Nachrichten ankommt.
Auf der anderen Seite habe ich aber auch das Bedürfnis und den Wunsch, professionell und respektvoll mit Nachrichten umzugehen. Sie eben nicht zu ignorieren.
Und klar, ich will auch keine wichtige Nachricht übersehen oder vergessen. Auf die dringlichen will ich schnellstmöglich antworten.
Deshalb habe ich in den letzten Wochen nach Wegen gesucht, diese zwei Bedürfnisse unter einen Hut zu bringen. In dieses Experiment nehme ich dich heute mit.
Zu allererst habe ich mal nachgeschaut, wie viele Nachrichten es denn wirklich sind. Denn Weihnachten und Winterpause sind ja kein Normalzustand.
In den letzten 4 Wochen habe ich durchschnittlich pro Tag 50 bis 80 Emails erhalten und 5 bis 20 Emails geschrieben. Es sind also nicht Hunderte von Emails, aber eben auch nicht nur drei.
Innerhalb der Community der Portfolio-Akademie passiert auch immer was. Dort schreibe ich regelmäßig Beiträge oder antworte auf Fragen.
Dazu kommen die Nachrichten über die Social Media Plattformen. Bei mir sind das vor allen Dingen Instagram und LinkedIn.
Dort erreichen mich insgesamt pro Tag zwischen 5 bis zu 25 Direktnachrichten.
Dazu kommen dann noch die Kommentare unter meinen Instagram- und LinkedIn-Posts und auf Spotify oder YouTube. Das sind ja auch Nachrichten und manchmal sind das mehr, manchmal weniger.
Grob überschlagen erreichen mich an einem ruhigen Tag circa 50 Nachrichten und an einem vollem Tag bis zu 150 Nachrichten. Das ist ne Menge.
Und erklärt auch das Berggefühl nach einer dreiwöchigen Weihnachtspause. Weil sich in 21 Tagen so schnell mal 3.000 Nachrichten aufstauen können.
Der Großteil der mentalen Energie geht aber erst einmal gar nicht fürs Nachrichtenlesen und Antworten drauf, sondern für das konstante Multitasking. Die Nachrichten landen ja nicht alle in einem Postfach, sondern an vielen verschiedenen Orten.
Den Überblick zu behalten, kostet Energie.
Und hier eine kurze Randnotiz in eigener Sache:
Das gleiche gilt übrigens für deine Akquise. Auch hier kostet es dich eine Menge Energie, wenn dir Struktur, Klarheit und bewusste Arbeitsprozesse fehlen.
Und wenn du jetzt denkst: Ja, bei mir ist das so. Ich fühl mich total erschöpft von Akquise, aber bewirke damit nicht viel. Wenn das so ist, dann fühl dich ganz herzlich eingeladen in die Portfolio-Akademie.
Die Portfolio-Akademie ist mein 14-wöchige Live-Gruppen-Programm für Designer*innen und Illustrator*innen.
Darin positionierst du dich nachhaltig, also sowohl künstlerisch wie auch wirtschaftlich. Das bedeutet auch, dass du dir eine klar strukturierte Akquisestrategie aufbaust und eben nicht alles gleichzeitig machst, sondern dich bewusst fokussierst auf die Dinge, die für deine Angebote funktionieren.
Die nächste Portfolio-Akademie startet am 2. März 2026 und du kannst dich jetzt schon unverbindlich und für 0 € auf eine Warteliste eintragen.
Und ja, es lohnt sich auf der Warteliste zu stehen, denn die letzten Male waren die 30 verfügbaren Plätze innerhalb weniger Tage vergeben.
Die unverbindliche Warteliste findest du auf der Seite www.diegutemappe.de/pa. P wie Portfolio und A wie Akademie. Melde dich hier an.
So, Ende Randnotiz.
Weiter geht’s.
Mit all den Nachrichten und all den verschiedenen Kanälen staut sich also schnell mal was an. Den Überblick über alle diese verschiedenen Nachrichtenkanäle zu behalten, kostet also Energie.
Insbesondere, wenn das über den ganzen Tag als Daueraufgabe geschieht. Denn ja, Multitasking ist ein Mythos. Unser Gehirn kann immer nur eine Sache machen. Und ein ständiges Hin- und Her-Geswitche zwischen verschiedenen Aufgaben ist anstrengend.
Das Ziel sollte also sein, längere Phase zu haben, in denen es nur um eine Sache geht. Und ich mach das so.
Lass uns mal mit meinem wichtigsten Game-Changer anfangen, den ich erst vor kurzem eingeführt habe. Nämlich nachdem ich den Podcast zum Nachrichten-Ghosting gehört habe.
Einmal in der Woche nehme ich mir Zeit, mein Email-Postfach und die Postfächer meiner Social Media-Kanäle komplett auf- und leer zu räumen.
Dazu habe ich mir zwei Stunden Zeit mit einem wiederkehrenden Termin im Kalender geblockt. Am Montag Morgen.
Das bedeutet auch, dass alles, was letzte Woche liegen geblieben oder übersehen wurde, spätestens hier Aufmerksamkeit bekommt.
Das Aufräumen mache ich dabei an meinem Schreibtisch, also in meinem Email-Programm und bei Instagram und LinkedIn im Browser.
Weil ich das weniger anstrengend finde als Nachrichten auf meinem Handy zu beantworten und weil ich im Browser fokussierter bin.
In der App passiert es mir schnell, dass ich eigentlich nur die DMs beantworten will und – plopp – ist eine halbe Stunde vergangen und ich hab eigentlich nur lustige Katzenvideos angeschaut. Oder Videos über Tofu.
Und ja, es kann also sein, dass wenn ich unter der Woche wenig Zeit habe, Montag der einzige Tag ist, an dem ich Nachrichten auf Instagram oder LinkedIn beantworte.
Deshalb habe ich auch recherchiert, ob es möglich ist, auf LinkedIn und Instagram einen Auto-Responder einzurichten, im Sinne von: »Wenn es dringend ist, schreib mir eine Email. Ich checke meine Nachrichten nur einmal in der Woche.«
Instagram erlaubt Business-Accounts das Einrichten von FAQs. Damit kannst du typische Fragen formulieren, die dir oft gestellt werden, und dann darauf automatisierte Antworten verschicken. Damit ließe sich also auch ein Auto-Responder einrichten.
Aber bei mir in der App funktioniert das nicht. Bei mir ist der FAQ-Bereich immer noch auf dem Stand von vor 4 Jahren.
Scheint ein Glitch zu sein. Deshalb hab ich die App auf meinen Telefon gelöscht und neu installiert. Aber der Bug ist immer noch da.
Einige andere neue Funktionen, die Instagram in 2025 eingeführt hat, habe ich auch noch nicht. Aber vielleicht funktioniert es ja bei dir. Probier’s mal aus.
Wie gesagt: Diese FAQ-Funktion haben auf Instagram nur Business- und Creator-Accounts, aber du kannst dein Konto kostenlos so einrichten.
Für LinkedIn habe ich noch keine kostenlose Lösung gefunden, so eine Art von Auto-Responder einzurichten. Aber wenn du ein Premium-Abo hast, dann kannst du die Funktion »Abwesenheitsnotiz« als Auto-Responder nutzen.
Da ich kein Premium-Abo habe, gilt, es auszuhalten, dass Menschen zur Not erst 7 Tage später eine Antwort von mir bekommen.
Neben dieser wöchentlichen Aufräum-Aktion gibt es noch die täglichen Nachrichten-Aufgaben. Und damit sind wir bei Strategie #2.
Dafür habe ich mir eine morgendliche Routine aufgebaut, mit der ich meinen Tag aufgeräumt starte.
Hier kümmere ich mich nur um meine Emails und die Portfolio-Akademie-Community. Instagram oder LinkedIn checken findet hier nicht statt.
Wie läuft das ab? Jeden Morgen, wenn ich mit meinem Kaffee am Schreibtisch ankomme, schaue ich zu allererst in mein Email-Postfach und scanne alle Nachrichten nach Dringlichkeit und Wichtigkeit.
Nur eine ganz kleine Anzahl von Emails beantworte ich sofort. Das sind die, die wichtig und dringlich sind – und die ich innerhalb weniger Minuten sofort beantworten kann.
Den Rest der Emails markiere ich, um mich später darum zu kümmern.
Und dazu nutze ich Labels in meinem Email-Programm. Da ich Apple nutze, ist das bei mir Mail.
Dabei nutze bewusst keine Ordner zum Sortieren, sondern Label mit Filterfunktion. Weil ich bei Ordnern weiß, dass die wie schwarze Löcher sind.
Deswegen verschiebe ich nur etwas in Ordner, was nicht verloren gehen darf, aber was ich nicht unbedingt wieder sehen muss: Bezahlte Rechnungen, Emails mit Lizenzschlüsseln, Verträge und so weiter.
Für mein tägliches Sortieren habe ich mir verschiedene Labels eingerichtet. Emails mit einem Label werden in einen Ordner gefiltert – und wenn das Label entfernt wird, dann verschwinden sie auch wieder aus diesem Ordner.
Und meine Label-Struktur sieht so aus.
Die Emails, die ich bis heute Abend beantworten werde, bekommen dabei das Label HEUTE.
Emails, die weniger dringlich sind, bekommen das Label WOCHE. Damit beantworte ich sie bis spätestens Freitag.
Da landet also zum Beispiel Montag Morgen eine Nachricht von einer Teilnehmerin der Portfolio-Akademie in meinem Postfach, dass sie sich gerade nicht einloggen kann.
Einordnung: Dringlich. Wichtig. Ist aber auch schnell erledigt. Kurz auf meine Kursplattform einloggen, Kontakt suchen und mit einem Klick auf einen Button eine Email zum Passwort-Zurücksetzen verschicken. Fertig!
Daneben wartet da auch eine Email von meiner Lektorin zum aktuellen Buchgestaltungsauftrag im Postfach.
Einordnung: Wichtig und dringlich, aber nicht super dringlich.
Kann ich bis heute Abend beantworten. Das ist eh besser. So kann ich über ihre Fragen auch tagsüber noch einmal nachdenken und ein paar Dinge im Buch ausprobieren. Diese Email bekommt das Label HEUTE.
Und dann ist da noch ein Pitch eines Kollegen für ein Interview im Podcast: Nicht dringlich. Da muss ich eh erst einmal recherchieren und meinen Kalender nach freien Terminen checken. Deshalb schiebe ich diese Email auf meine Wochen-Liste mit dem Label WOCHE.
Alle relevanten Emails bekommen also ein Label, nachdem ich kurz gecheckt habe, um was es geht. Damit ich sie später nicht übersehe.
Und alle unwichtigen Emails lösche ich sofort! Das ist bei mir vor allem viel Spam.
Aber zum Beispiel auch Newsletter von Kolleg*innen. Die überfliege ich nach Themen, die mich interessieren und lese einen Teil davon. Schön. Spannend. Fertig. Löschen.
Manchmal stehen in Newslettern wirklich tolle Dinge drin, die ich in Ruhe lesen möchte. Dazu habe ich mir auch ein Label eingerichtet. Das heißt SPÄTER. Wenn ich mal Zeit habe, kann ich hier zurück kommen.
Außerdem habe ich mir angewöhnt, radikal auszusortieren. Und damit sind wir bei Strategie #3.
Gerade bei Newslettern achte ich sehr darauf, ob ich sie wirklich lese oder nicht. Wenn ich sie nicht lese, dann unsubscribe ich.
Denn vielleicht ist dir das auch schon einmal aufgefallen. Newsletter werden immer mehr.
Du bestellst in einem Onlineshop, findest einen interessanten Substack-Kanal und meldest dich auf einer Nachrichten-Seite an, um einen Artikel zu lesen. Und bevor du dich versiehst, bekommst du täglich 10 bis 20 Newsletter.
Deshalb sortiere ich hier regelmäßig wieder aus und unsubscribe alles, was ich nicht lese. Denn jede unnötige Mail frisst mentale Energie.
Da ich ja selbst auch einen wöchentlichen Newsletter versende, weiß ich, wie doof sich das anfühlt, wenn jemand sich abmeldet.
Aber ganz ehrlich. Wenn du die Emails nicht liest, ist das für alle besser.
Denn Newsletter zu versenden kostet Geld und der Preis ergibt sich bei den meisten Emailmarketing-Plattformen nach der Anzahl der Subscriber.
Außerdem sinkt die Email-Reputation, wenn der Newsletter nicht gelesen wird. Was über kurz oder lang dazu führt, dass der Newsletter im Spam-Ordner landet oder gar nicht mehr zugestellt wird.
Deshalb tust dir selbst und der anderen Person einen Gefallen, wenn du unsubscribst, wenn du den Newsletter nicht liest.
Die Newsletter-Person ist dir am Ende dankbar dafür – und dein Kopf ist es auch. Weil auf einmal ist wieder mehr Platz für dich da.
Das Gleiche gilt für die Benachrichtigungen der sozialen Netzwerke. Diese habe ich so gut wie alle ausgestellt. Ich bekomme also keine Emails mehr von Facebook, Instagram und LinkedIn.
So ist es leichter, in stressigen Phasen auch nach Montag wirklich nicht noch einmal reinzuschauen.
Anders ist das bei der Community der Portfolio-Akademie. Dort habe ich mir ganz bewusst eine Benachrichtigung eingestellt, so dass ich eine Email bekomme, wenn mich dort jemand in einem Betrag erwähnt – und mir wahrscheinlich eine Frage stellt.
Diese Emails bekommen auch Labels – und hier ganz zum Schluss meiner Morgen-Routine schaue ich auch noch einmal in der PA-Community vorbei, um zu schauen, was da so los ist und ob es hier spannende Diskussionen gibt.
Fertig! Mit dieser Morgen-Routine kann ich aufgeräumt und sortiert in den Tag starten.
In meinem Nachmittagstief oder am Abend beantworte ich dann die nicht ganz so dringlichen, aber wichtigen Emails.
Und tagsüber? Da versuche ich zu arbeiten und so wenig wie möglich, in mein Email-Postfach zu schauen.
Apropos: Das bringt uns zur letzten Strategie. Beim Schreiben der Podcast-Folge habe ich herausgefunden, dass es möglich ist, einzustellen, wie oft Emails abgerufen werden.
Denn auch wenn ich tagsüber oft bewusst mein Mail-Programm schließe – manchmal vergesse ich es doch.
Für diesen Fall habe ich mir jetzt eingestellt, dass nur noch einmal die Stunde meine Emails abgerufen werden.
Das verlängert die Ruhezonen über den Tag.
Und ja, beim Schreiben der Folge habe ich auch darüber nachgedacht, ob es nicht sinnvoll wäre, mehr Automationen zu nutzen.
Ich weiß von einigen Kolleg*innen, dass sie Automationen zusammen mit KI-Tools nutzen, um Nachrichten automatisiert zu beantworten.
Meine Strategien, die ich dir heute vorgestellt habe, zielen ja darauf ab, die Organisationszeit zu reduzieren. Aber das eigentliche Schreiben bleibt ja quantitativ das Gleiche.
Rein technisch ist es echt easy, zum Beispiel mit Zapier, Auto-Responder und automatisierte Workflows für so gut wie alles zu erstellen: für automatisierte Email-Antworten, Instagram-Messages, für Antworten auf Formulare, die auf deiner Website ausgefüllt werden.
Wenn du diese automatisierten Workflows mit einem KI-ChatBot verbindest, dann könnte dieser auch nicht nur automatisiert antworten, sondern wirklich einen Teil der Email-Kommunikation übernehmen.
Für einen Auto-Responder, der die Urlaubszeit überbrückt und so ein paar hilfreiche Tipps gibt, finde ich das sinnvoll. Aber da reicht ja vielleicht auch der normale Auto-Responder ohne KI.
Für die tägliche Kommunikation habe ich wirklich Bauchschmerzen, solche Dinge in mein Business einzubauen. Klar kann man da ganz transparent sein.
Aber es ist datenschutztechnisch schwierig, weil dann die gesamte Emailkommunikation über die Server von US-amerikanischen Unternehmen laufen.
Und es ist menschlich schwierig. Denn bei Soloselbstständigen ist es ja eine Stärke und eine Qualität, dass hier eine echte Person am anderen Ende der Leitung sitzt.
Aber ja, hier frag ich mich: Was ist sinnvoll? Aber auch: Wo sind technische, aber eben auch moralische und ethische Grenzen?
Wie siehst du das? Deine Meinung dazu interessiert mich. Schreib mir gern. Und ja, jetzt hier am Ende weißt du es ja. Bitte am liebsten per Email. Denn die erreicht mich am schnellsten.
Damit wünsche ich dir für heute alles Liebe.
Hier noch einmal die Erinnerung:
Schreib dich gern unverbindlich auf die Warteliste der Portfolio-Akademie ein, um zum Start alle Infos als Erstes zu bekommen. Hier kannst du dich anmelden.
Wir hören uns wieder nächste Woche. Ich freue mich auf dich.
Bis dahin, tschüss!
Deine Franziska
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Wenn du hier im Portfolio-Podcast schon einmal etwas Nützliches mitnehmen konntest, dann freu ich mich, wenn du dem Podcast ein paar Sterne schenkst, auf Apple Podcast eine Rezension schreibst oder – am allerbesten – den Podcast weiter empfiehlst. Dann unterstützt du damit deine Freund*innen – und den Podcast. Danke dafür.
Hast du noch mehr Portfolio-Fragen? Schreib mir gern, dann nehme ich diese gern in den kommenden Blogposts auf. Liebe Grüße, Franziska
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